DIENSTLEISTUNG
Buchhaltung aufsetzen – digital, schlank, skalierbar
Ob Neugründung, Wachstumsphase oder langjährige Probleme mit dem Steuerbüro — wir analysieren eure bestehenden Prozesse, räumen auf und implementieren eine digitale Buchhaltungsinfrastruktur, die wirklich funktioniert.
Kommt dir das bekannt vor?
Die häufigsten Probleme, die wir sehen
Viele Unternehmen merken erst dann, dass ihre Buchhaltung nicht funktioniert, wenn es zu spät ist — kurz vor dem Jahresabschluss, beim Bankgespräch oder wenn der Steuerberater wieder nachfragt.
Software, die nicht passt
Die bestehende Lösung wurde irgendwann eingeführt und nie richtig konfiguriert — oder passt schlicht nicht mehr zum Geschäftsmodell.
Excel & Papier statt System
Buchhaltung passiert noch manuell — in Tabellen, per E-Mail oder gar auf Papier. Fehleranfällig, zeitaufwendig und nicht skalierbar.
Neugründung ohne Struktur
Ihr habt gerade gegründet und wollt von Anfang an alles richtig machen — aber wisst nicht, welche Tools und Prozesse für euch sinnvoll sind.
Zeitversatz mit Steuerbüro
Das Steuerbüro liefert BWAs mit Verzug — oder übernimmt die laufende Buchhaltung gar nicht mehr. Zeit, die Zahlen selbst in die Hand zu nehmen.
Was wir tun
Was das Buchhaltungs-Setup beinhaltet
Wir schauen uns eure aktuelle Situation genau an, entwickeln eine passende Struktur und implementieren sie — von der Softwareauswahl bis zur fertigen Prozessdokumentation.
Prozesse & Tools – deine Finanzprozesse neu gedacht
Wir analysieren bestehende Abläufe, empfehlen passende Tools und setzen gemeinsam ein System auf, das nachhaltig funktioniert.
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Analyse deiner Finanzprozesse
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Abstimmung und Auswahl eines passenden digitalen Tool-Stacks
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Einrichtung klarer Workflows inkl. Genehmigungsschritte
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Automatisierung von Übergaben, Schnittstellen und Abläufen
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Schulung & Enablement deines Teams für den operativen Alltag
Buchhaltung –
digital & strukturiert
Wir setzen deine Buchhaltung so auf, dass sie effizient läuft, zu deinen Prozessen passt und schlank und skalierbar bleibt.
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Einrichtung oder Optimierung deiner Buchhaltungssoftware
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Aufsetzen vorgelagerter Prozesse
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Strukturierter Konten- und Kostenstellenplan
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Digitaler Beleg- und Freigabeworkflow
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Anbindung von Banking- & Zahlungsprozessen
Reporting (optional) –
verständlich & automatisiert
Wenn du willst, machen wir deine Zahlen sichtbar und steuerbar – mit klaren KPIs, automatisierten Reports und verlässlichem Monatsabschluss.
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Definition der relevanten Finanz-KPIs
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Einrichtung eines Reporting-Dashboards (Struktur & Logik)
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Automatisierte Monatsberichte & Forecasts
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Klare Abschluss-Checklisten und Freigabeprozesse
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Integration in deine bestehenden Tools & Systeme
Ergebnis: Ein sauber eingerichtetes, digitales System, das ab dem ersten Tag stabil läuft – und ab dem nächsten Monat echte Zeitersparnis bringt.
Projektlaufzeit
In 4–6 Wochen zum laufenden Betrieb
Das Buchhaltung Setup ist ein schlankes Projekt — kein monatelanger Rollout. Nach einem kurzen Kickoff arbeiten wir uns Woche für Woche durch die Einrichtung, bis alles läuft.
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Tools, die wir implementieren
Wir sind mit führenden Anbietern partnerschaftlich verbunden – nicht weil wir müssen, sondern weil wir von diesen Tools überzeugt sind. Von Buchhaltung über Spesen & Ausgaben bis hin zu Banking, CRM und Reporting – wir kennen die führenden Tools in jedem Bereich.
DIGITALER BELEGWORKFLOW ERKLÄRT
Unser digitaler Workflow
– in 60 Sekunden
Unser Video zeigt dir, wie der digitale Belegworkflow bei uns funktioniert – vom Eingang einer Rechnung bis zur fertigen Buchung und der automatischen Übergabe ins Reporting. So bekommst du ein Gefühl dafür, wie sauber integrierte Prozesse in der Praxis aussehen – klar, schnell und ohne manuelle Umwege.
DEINE DIGITALE BUCHHALTUNG IN 4 SCHRITTEN
So läuft unsere Zusammenarbeit ab
In wenigen klaren Schritten begleiten wir dich vom Erstgespräch bis zur laufenden Buchhaltung – strukturiert, effizient und mit möglichst wenig Aufwand für dich und dein Team.
Kostenloses Erstgespräch
In einem unverbindlichen Videocall besprechen wir deine aktuelle Buchhaltungssituation, eure internen Abläufe und Tools. Du bekommst direkt erste Einschätzungen, ob und wie unser Setup zu euch passt – individuell und transparent.
Konzept & Tool-Setup
Auf Basis des Gesprächs entwickeln wir ein Setup-Konzept mit passenden Tools, Prozessen und Strukturen. Unser Ziel: ein schlankes, skalierbares System, das zu deinem Team und Geschäftsmodell passt – ohne unnötige Komplexität.
Implementierung & Übergabe
Wir setzen alles technisch um, integrieren Tools und automatisieren Workflows. Dein Team wird geschult und erhält klare Anleitungen, damit vom ersten Tag an alles läuft – zuverlässig, nachvollziehbar und dokumentiert.
Laufende Betreuung
Wenn du willst, übernehmen wir nach dem Setup die laufende Buchhaltung für dich – inklusive Reporting. Du bekommst verlässliche Zahlen, klare Prozesse und mehr Zeit fürs Wesentliche, ohne dich ums Tagesgeschäft kümmern zu müssen.
Der nächste Schritt
Das Accounting Setup ist der Anfang —
nicht das Ende
Eine saubere Buchhaltungsinfrastruktur ist die Grundlage für alles andere. Viele unserer Kunden starten mit dem Setup und bauen dann gemeinsam mit uns weiter.
Nach dem Setup übernehmen wir auf Wunsch auch die laufende Buchhaltung — monatlich, GoBD-konform, steuerberaterfertig.
Auf Basis eurer Buchhaltungs-daten implementieren wir ein Reporting-Tool, das euch jederzeit einen klaren Blick auf die Zahlen gibt.
Mit sauberen Daten als Basis begleiten wir euch auch strategisch — als Fractional CFO für Planung und Wachstum.
Häufig gestellte Fragen
In der Regel sind wir innerhalb von vier bis sechs Wochen betriebsbereit – abhängig davon, wie vollständig eure Unterlagen vorliegen und ob Altbestände zu bereinigen sind. Nach dem Kickoff-Gespräch geben wir euch eine konkrete Einschätzung für euren Fall.
Grundsätzlich übernehmen wir den Großteil der Einrichtung. Was ihr mitbringen solltet:
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Zugang zu bestehenden Konten und Bankverbindungen,
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offene Belege und Altunterlagen (soweit vorhanden) sowie eine
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kaufmännische Ansprechperson für die laufende Abstimmung.
Den Rest klären wir gemeinsam im Setup-Prozess.
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Wir migrieren eure Altdaten soweit möglich in die neue Umgebung. Bei unvollständigen oder unstrukturierten Vorjahresbeständen bereinigen wir zunächst gemeinsam, was nötig ist – damit ihr mit einer sauberen Ausgangsbasis startet und keine Altlasten mitschleppt.
Wenn eine nachträgliche Aufarbeitung der Altdaten erforderlich ist, entstehen unter Umständen weitere Kosten.
Nein. Bestehende Lösungen werden so weit wie möglich eingebunden. Ausgangsrechnungen aus CRM-Systemen können direkt übernommen werden – idealerweise über einen automatisierten Workflow, alternativ als regelmäßiger Batch-Upload. Ziel ist immer eine schlanke Integration, kein Neuaufbau auf der grünen Wiese.
Die Lizenz liegt bei euch. Ihr behaltet jederzeit vollständigen Zugriff auf eure Daten – unabhängig davon, wie unsere Zusammenarbeit sich entwickelt. summa richtet die Umgebung ein und arbeitet darin, aber das Konto gehört euch.
Wir verbuchen wöchentlich, gleichen mit Zahlungen ab und melden uns bei fehlenden Belegen – kurz und ohne Aufwand für euch. Die Kommunikation läuft bei den meisten Mandanten über Slack oder MS Teams. Wir empfehlen außerdem ein wöchentliches (oder regelmäßiges) Abstimmungsmeeting.
Die laufenden Kosten hängen von eurem Belegaufkommen ab und werden im Zuge des Setups gemeinsam festgelegt – und dann in einer Leistungsvereinbarung fixiert, damit ihr Planungssicherheit habt. Als grobe Orientierung:
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kleine Unternehmen liegen typischerweise bei EUR 500–700 pro Monat,
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mittlere bei EUR 1.200–1.700, und
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größere ab EUR 2.500 aufwärts.
Je nach Komplexität, Belegvolumen und gewünschten Leistungsbausteinen kann es nach oben wie unten abweichen. Sprecht uns direkt an – wir geben euch nach einem kurzen Gespräch eine ehrliche Einschätzung.
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Ja – das Setup ist so konzipiert, dass es als Grundlage für einen BAFA-Förderantrag genutzt werden kann. Die Pauschale orientiert sich an der förderfähigen Obergrenze. Ob ihr die Voraussetzungen erfüllt, prüfen wir gerne gemeinsam im Erstgespräch.
Bereit für den ersten Schritt?