Buchhaltung outsourcen für Startups und KMUs

Wie schon Peter Drucker, der Vater des modernen Managements, sagte: “Do what you do best and outsource the rest.” Also tue das, was du am besten kannst und lagere den Rest aus. Gerade in einem spezialisierten Bereich wie der Buchhaltung, die in den meisten Unternehmen nicht zum Kerngeschäft gehört, bietet zahlreiche Vorteile, die Buchhaltung auszulagern und mit einem externen Dienstleiter zusammenzuarbeiten.

Zunächst zwei wichtige Anmerkungen. Wenn wir über das Outsourcing der Buchhaltung schreiben meinen wir Unternehmen, insbesondere Startups und KMUs. Nicht gemeint sind Freelancer oder Soloselbstständige. Auch nicht gemeint sind größere Unternehmen oder Konzerne für die es durchaus sinnvoll ist eine Inhouse-Buchhaltung zu etablieren.

In Abgrenzung zu einer internen Fachkraft, ist eine externe Buchhaltung ist ein Dienstleister, der meist verschiedene Dienstleistungen anbietet und nach Aufwand auf Rechnung abrechnet. Für uns ist eine externe Buchhaltung keine One-Woman-Show, sondern ein Unternehmen, das mehrere Buchhalter und vermutlich sogar Fachkräfte aus anderen Finanzbereichen wie dem Controlling in seinem Team hat.

Inhalt

Die Vorteile der externen Buchhaltung

Herausforderungen beim Outsourcing der Buchhaltung

Wie man den richtigen Partner für die externe Buchhaltung findet

Kosten für Outsourcing der Buchhaltung

FAQ

Buchhaltung outsourcen: Die Vorteile für dein Unternehmen

Die wichtigsten Gründe, warum du als Gründer oder Geschäftsführer eines Startups oder KMUs über das Auslagern an einen Dienstleister für externe Buchhaltung nachdenken solltest, stellen wir dir hier zusammen.

Mehr Kapazität für dein Kerngeschäft

Der größte Vorteil liegt auf der Hand. Wenn du als Gründer oder Geschäftsführer nicht vor der Entscheidung stehst, eine Inhouse Buchhalterin einzustellen, sondern überlegst die Buchhaltung selbst zu übernehmen, spart dir eine Dienstleisterin natürlich auch erheblich Zeit. Nicht nur, weil sie dir die Arbeit abnimmt, sondern auch weil du dir gar nicht erst das umfassende Wissen aneignen musst, was für eine ordnungsgemäße Buchführung nach den Vorgaben des Handels- und Steuerrechts erforderlich ist.

Wochenaktuelle Buchhaltung

Auch der Vorteil der wochenaktuellen Buchhaltung liegt vielleicht auf der Hand, denn ein guter Buchhaltungsservice sollte den Anspruch haben, deine Belege und Zahlungen wöchentlich zu verbuchen. Ist deine Buchhaltung aktuell schaffst das außerdem die Grundlage für ein aktuelles Reporting, das dir als Grundlage für deine Unternehmensführung dienen sollte.

Strategische und operative Expertise im Bereich Finanzen

Gerade kleinere Unternehmen suchen für ihre Finanzabteilung am Anfang nach einem Allroundtalent, der oder die sowohl ausgebildeter Buchhalter ist, aber sich auch mit dem Controlling auskennt und strategisches Wissen im Bereich von Finanzplanung, Budgetierung und Forecasting mitbringt. Da es sich bei allen Finanzbereichen aber um spezialisierte Bereiche handelt, sind Fachkräfte in einem Bereich spezialisiert und haben nur wenig Kenntnisse über die angrenzenden Bereiche der Finanzabteilung.

Auch hier kann eine externe Buchhaltung punkten. Denn ein externer Dienstleister sollte über ein Team mit Fachkräften mit unterschiedlichen Profilen und Spezialgebieten verfügen. Dadurch bekommst du als Kunde ein breites Know-How und auch eine breite Ausrichtung. So kann dir ein externer Dienstleister auch Fragen über die Buchhaltung hinaus beantworten ohne dass du zusätzlichen Aufwand hast, einen solchen Spezialisten zu finden. Vermutlich ist so eine Beratung sogar in deinem monatlichen Retainer enthalten, so dass dir für ad-hoc Fragen noch nicht mal zusätzliche Kosten entstehen.

Hochwertige Leistungen mit durchgängiger Verfügbarkeit

Die Verfügbarkeit eines externen Buchhaltungsservices ist konstant. Fällt deine interne Buchhalterin krankheitsbedingt für zwei Wochen aus, bliebt ihre Arbeit unter Umständen liegen. Diese Risiko besteht bei einer externen Buchhaltung nicht. Da ein Buchhaltungsservice aus einem Team von Buchhaltern besteht, kann jemand anderes einspringen, falls jemand länger krank oder im Urlaub ist. Als Unternehmen wirst du davon also vermutlich nichts mitbekommen, da die Arbeit trotzdem zuverlässig von einer Fachkraft erledigt wird.

Flexibilität in der Zusammenarbeit mit externen Buchhalter

Ein externer Dienstleister für deine Finanzabteilung kann dir also schnell Abhilfe leisten. Das bedeutet auch, dass du dir die Zeit sparst, ein Talent zu hiren. Du musst nicht nur die Zeit nicht investieren, um verschiedene Kandidaten zu finden, einzuladen und zu evaluieren. Sondern du hast auch keinen großen Zeitversatz, von der Ausschreibung bis zur Einstellung. Ein Dienstleister kann in der Regel umgehend damit beginnen, dich mit deiner Buchhaltung extern zu unterstützen. Da es sich um geschultes Personal handelt, wirst du auch wenig Zeit mit Schulung und Onboarding verlieren. Externe Buchhalter kennen die notwendigen Prozesse und Routinen und können sofort mit der Arbeit beginnen.

Vielleicht stehst du gerade an dem Punkt, dass du dein Unternehmen wächst. Dafür entstehen auch mehr Tätigkeiten in der Buchhaltung, allerdings müsstest du dafür neue Mitarbeitende einstellen, was Zeit kostet, die du vielleicht nicht hast. Diese Herausforderung hast du bei einem externen Dienstleister nicht. Da dieser mehrere Ressourcen hat, kannst du die Dienstleistung einfach an deine Bedürfnisse und deinen Bedarf anpassen und das sogar kurzfristig.

Übertragbares Wissen

Anders als einzelne Mitarbeitende die vielleicht in Silos arbeiten, generieren externe Buchhalter übertragbares Wissen. Das liegt schon in ihrer Natur als Dienstleister, da Teil ihrer Arbeit auch die Wissensvermittlung ist. Gerade wenn du dich als Gründer oder Geschäftsführer mit der Buchhaltung nicht auskennst, suchst du natürlich einen Experten. Dessen Anspruch sollte es auch sein, dir zumindest die Grundlagen zu vermitteln, die für dich wichtig sind und gleichzeitig auch aufzuzeigen, welche Mehrwerte der externe Dienstleister für dich generieren kann. Dadurch lernst du nicht nur mit, sondern Prozesse und Routinen sind einfach übertragbar, falls den Dienstleister wechseln willst oder aus anderen Gründe die Zusammenarbeit endet.

Abrechnung nach Aufwand für die externe Buchhaltung

Wenn du mit einem externen Dienstleister für die Buchhaltung zusammenarbeitest, musst du dir keine Gedanken darüber machen, ob dein Buchhalter oder deine Buchhalterin zeitlich ausgelastet ist. Gerade in einem kleineren Unternehmen ist es durchaus möglich, dass das Belegaufkommen, also der Ein- und Ausgang von Rechnungen gering ist, und ein Mitarbeitender nicht ausgelastet ist. Da bedeutet außerdem, dass du nur für deinen tatsächlichen Bedarf zahlst, was in vielen Fällen sogar günstiger ist.

Kosten sparen durch Outsourcing

Wir haben es schon in vielen der anderen Vorteile angedeutet: eine externe Buchhaltung ist günstiger als ein kleines Team inhouse zu beschäftigen. Für ein optimales Team Setup, was alle Bereiche deiner Unternehmensfinanzen abdeckt, brauchst du mindestens eine Buchhalterin, einen Controller (dessen Aufgabe unter anderem auch das Überprüfen von KPIs und anderen Zielen im Unternehmen ist) und einen Head of Finance oder CFO. Schon eine kurze Recherche nach Gehältern im Internet macht dir sehr schnell deutlich, dass das für ein kleines Unternehmen teilweise sogar unerschwinglich ist. Das ist aufgrund der Passgenauigkeit von einer Dienstleistung auf deinen Bedarf anders. Das hängt auch damit zusammen, dass ein Dienstleister, wie schon gesagt, Fachkräfte mit unterschiedlichen Ausrichtungen beschäftigt und du alles aus einer Hand bekommst.

Herausforderungen beim Outsourcing der Buchhaltung

Die Herausforderungen beim Outsourcing der Buchhaltung hängen davon ab, wie du das Outsourcing gestaltest. Die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater kann ganz eigene Herausforderungen bieten. Andere Herausforderungen liegen im Schaffen der Voraussetzungen für das Outsourcing, das fehlende Nutzen der Vorteile des Outsourcing, intransparente Abrechnungsgepflogenheiten und die Wahl des richtigen Partners.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Der erste Gedanke beim Outsourcing der Buchhaltung fällt bei vielen Unternehmern auf den Steuerberater, da auch ein Steuerberater Buchhaltungsdienstleistungen übernehmen kann. Allerdings bringt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater viele Herausforderungen.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass viele Kunden auf uns zu kommen, weil sie mit der Zusammenarbeit mit der Steuerberaterin nicht zufrieden sind. Oftmals erhalten sie eine Übersicht über ihr Unternehmensergebnis erst mit einem Zeitversatz von zwei Monaten. So kann möglicherweise Herausforderungen im Unternehmensgeschäft nicht mehr rechtzeitig entgegen gewirkt werden und Unternehmensentscheidungen können nur eingeschränkt auf Daten basiert getroffen werden.

Gleichzeitig fehlt diesen Unternehmen auch an Überblick über weiteren wichtige Kennzahlen für ihr Geschäftsmodell, die über die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die eine Steuerberaterin zur Verfügung stellt.

Interne Voraussetzungen für das Outsourcing der Buchhaltung schaffen

Einen externen Dienstleister onzuboarden mag jetzt leichter klingen als es unter Umständen auch ist. Denn eine essentielle Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit ist wie gut du als das Unternehmen selbst organisiert bist und dem Dienstleister zuarbeiten kannst. Denn der externe Buchhaltungsservice braucht Zugriff auf Daten und andere Informationen, damit er seinen Aufgaben nachkommen kann.

Wenn bei dir alle Belege in einem Schuhkarton liegen und manche sich noch in deinem Portemonnaie befinden und bei ein paar anderen weißt du gar nicht, wo sie sind, wird es schwer, eine saubere Buchhaltung zu erstellen. Je strukturierter und organisierter du bist, desto schneller kann dein neuer Buchhaltungspartner durchstarten.

Vorteile des Outsourcings nicht vollumfänglich ausnutzen

Wie bereits erwähnt, besteht ein großer Vorteil einer externen Finanzabteilung darin, auf ein Team von Buchhaltern, Controllern und strategischen Beratern Zugriff zu haben und so auf ein breites Erfahrung und Know-How. Wenn du mit einem einzelnen Freelancer zusammenarbeitest, der oder die dich in der Buchhaltung unterstützt, kannst du diese Vorteile nicht vollumfänglich ausschöpfen. Dazu gehört auch insbesondere die Auswertung deiner Buchhaltungsdaten. Denn mit einer saubere Buchhaltung legst du auch die Grundlagen für ein Reporting. Eine externe Finanzdienstleistung sollte diese Brücke für dich bauen und auch Lösungen für dein Berichtswesen anbieten, was ein Team mit verschiedenen Spezialisten besser gewährleisten kann, als ein Einzelunternehmer.

Teilweise intransparente Abrechnungsgepflogenheiten

Zwischen den externen Buchhaltungsservices gibt es verschiedenen Abrechnungsmodelle und -gepflogenheit, wenn du die Buchhaltung auslagerst (dazu weiter unten noch mehr). Manche Anbieter rechnen stundenbasiert ab. Das kann auch mal teuer werden. Dabei ist nicht immer leicht nachvollziehbar, wofür genau Zeiten abgerechnet wurden. Darauf solltest du bei der Wahl deines Buchhaltungsservices achten und genau in Erfahrung bringen, wie die Abrechnung erfolgen soll.

Richtigen Buchhaltungspartner finden

Eine weitere Herausforderung ist es, den richtigen Partner für die externe Buchhaltung zu finden. Mehr dazu, wie du den richtigen Partner findest, findest du im nächsten Abschnitt.

Wie man den richtigen Partner für die externe Buchhaltung findet

Wir haben für dich ein paar wichtige Hinweise für die Wahl des richtigen Partners für die externe Buchhaltung zusammengestellt.

Buchhaltung outsourcen: Bist du bereit?

Bevor du über den richtigen Buchhaltungspartner nachdenkst, solltest du dich fragen, ob du bereit bist für das Outsourcing. Wenn du diese Fragen mit “Ja” beantworten kannst, bist du an dem richtigen Punkt deiner Unternehmensentwicklung, um deine Buchhaltung auszulagern:

Deine Buchhaltung wächst mir über den Kopf und du hast keinen Überblick darüber, welche Rechnungen bezahlt sind und welche nicht.
Du bist dir nicht, sicher ob du das mit der Buchhaltung richtig machst.
Du weißt nicht genau, was die Ergebnisse deiner Buchhaltung betriebswirtschaftlich bedeuten.
Du führst manuell Listen mit deinen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, hast eine hohen Aufwand, Daten in Excel-Tabellen zu pflegen und vielleicht machst du deine Buchhaltung sogar auf Papier.
Dir fehlt eine Übersicht über deine Einnahmen und Ausgaben.

Aufgaben, die sich für das Outsourcing der Buchhaltung eignen

Wenn du für das Outsourcing bereit bist, kannst du dich damit beschäftigen, welche Aufgaben du outsourcen möchtest. Es gibt viele Tätigkeiten, die ein Buchhaltungsservice extern für dich übernehmen kann. Hier ist eine Liste mit Aufgaben, die du auslagern kannst:

Belege in deiner Buchhaltung buchen und beleglose Sachverhalte bearbeiten sowie Rechnungen erstellen
Zahlungen basierend auf Banktransaktionen buchen
Betriebsfeier, Mitarbeiterauslagen und Reisekosten abrechnen
Zahlläufe abstimmen und vorbereiten
Umsatzsteuervoranmeldung (und ggf. zusammenfassende Meldung) vorbereiten
Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen und verbuchen
Aktuelle Übersichten über Forderungen und Verbindlichkeiten (sog. OP-Liste) bereitstellen
Gewinn- und Verlustrechnung erstellen
Monatsabschluss mit Abgrenzung von Sachverhalten erstellen
Tiefere Betriebswirtschaftliche Analysen wie Kostenstellenauswertung erstellen
Profitabilitätsanalyse und Projektprofitabilität auswerten
Management Dashboard erstellen und Kennzahlen auswerten
Forecasting ermöglichen
Zuschüsse beantragen

Kriterien für die Wahl des Buchhaltungspartners

Bei der Wahl des richtigen Partners für deine Buchhaltung solltest du auf folgende Kriterien achten. Wenn diese Kriterien gegeben sind, hast du mit großer Wahrscheinlichkeit einen kompetenten Partner gefunden und kannst die Zusammenarbeit in die Wege leiten. Hierauf kommt es an:

Teamaufstellung und inhaltliche Ausrichtung: gibt es mehrere Mitarbeiter, die verschiedene Finanzbereiche wie Buchhaltung, Reporting und Finanzplanung abdecken? Ein diverses Team trägt dazu bei, dass du auf eine breite Unterstützung zugreifen kannst.
Prozess-Know-How: unterstützt dich der Dienstleister dich auf dabei, die vor- und nachgelagerten Prozesse deiner Buchhaltung sauber aufzusetzen oder arbeitet er nur stur die Aufgaben ab? Der Blick für das große Ganze macht hier den entscheidenden Unterschied.
Tool-agnostisch: ist der Buchhaltungsservice auf eine Buchhaltungssoftware festgelegt oder unterstützt er dich dabei, die für dein Unternehmen und deine Bedürfnisse individuell passende Lösung zu implementieren? Deine Buchhaltungssoftware sollte zu dir passen.
Branchenkenntnis: kennt der Dienstleister die Branche deines Unternehmens oder hat er eine Affinität für eine bestimmte Unternehmensgruppe wie Startups? Je mehr das Unternehmen über die branchenspezifischen Herausforderungen weiß, desto besser bist du beraten.
Digitale Arbeitsweisen: wie digital arbeitet der Buchhaltungsservice? Das ist nicht nur wichtig, wenn es um Abstimmungen geht, die auch remote stattfinden können, sondern auch wenn es um die digitalen Arbeitsweisen in der Buchhaltung geht. Mit moderner Buchhaltungssoftware und dem entsprechenden Know-How lassen sich viele Prozesse in der Buchhaltung digitalisieren und automatisieren. Das sollte auch dein Buchhaltungspartner als Priorität haben.
Einfache Erreichbarkeit: wie schnell und unkompliziert kannst du mit deiner Buchhaltungsservice kommunizieren? Musst du zwei Wochen auf einer Antwort per E-Mail warten oder kannst du den externen Dienstleister auch über Kommunikationskanäle wie Slack direkt anschreiben? Die Kommunikation sollte sich an deine Präferenzen anpassen.
Transparenz über Kosten: wie rechnet der Dienstleiter ab? Auf Stundenbasis oder über eine Retainer, also vorher festgelegte monatliche Pauschalen? Mehr zu den Kosten und Abrechnungsmöglichkeiten weiter unten.

Verschiedene Modelle für das Outsourcing der Buchhaltung

Es gibt verschiedene Modelle, deine Buchhaltung auszulagern. Diese haben wir in der nachfolgenden Tabelle direkt gegenüber gestellt.

	Selbst machen mit Buchhaltungs-software	Steuerberater	Freelancer (One-woman-show)	Buchaltungs-dienstleister wie summa
Experten	?	JA	?	JA
Strategische Fragen klären	?	?	?	JA
Erfahrung mit Startups und KMUs	?	?	?	JA
Digitalisierung	JA	?	?	JA
Reporting und Kennzahlen	Die meisten niedrig-preisigen Tools bieten keine Reporting-Funktionen an.	In der Regel bekommst du vom Steuerberater nur eine BWA.	?	JA! Wir denken das Reporting in der Buchhaltung bin und strukturieren deine Daten so vor, dass du ein aussagekräftiges Reporting erhalten kannst

Kosten für Outsourcing der Buchhaltung

Die Kosten für das Outsourcing der Buchhaltung unterscheiden sich zum einen nach dem von dir gewählten Modell und zum anderen nach deinem Belegaufkommen. Wenn du monatlich viele Ein- und Ausgangsrechnungen hast, ist der Aufwand für die Bearbeitung höher und somit entstehenden höhere Kosten.

Diese Abrechnungsmodalitäten gibt es:

Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV): Steuerberater rechnen nach einer gesetzlich geregelten Vergütungsverordnung ab. Die Vergütung richtet sich nach einem sogenannten Gegenstandswert, der sich nach dem jeweils höheren Wert der Betriebseinnahmen oder Betriebsaufgaben richtet. Wenn du beispielsweise Betriebseinnahmen von 200.000 EUR hast und Betriebsausgaben von 125.000 EUR ist der Gegenstandswert 200.000 EUR. In der StBVV gibt es verschiedenen Tabellen für Beratungsleistungen (Tabelle A), Abschlussleistungen wie Jahresabschluss (Tabelle B) und Buchführungsleistungen (Tabelle C). Dort sind Gegenstandswerte aufgelistet und die jeweilige Gebühr. In unserem Beispiel von einem Gegenstandswert von 200.000 EUR kann der Steuerberater für Beratungsleistungen bis zu 2.136 EUR und für Abschlussleistungen bis zu 517 EUR abrechnen. Allerdings gibt es zahlreiche Gründe, warum nur ein anteiliger Betrag (hier wird in Zehnteln vom vollen Betrag gerechnet) abrechnet werden kann, weil der Steuerberater bei der Erstellung deines Jahresabschlusses beispielsweise nur mitwirkt. Das könnte der Fall sein, wenn du mit einem Buchhaltungsservice zusammenarbeitest und der Steuerberater dadurch weniger Arbeit hat.
Auf Stundenbasis: Manche Buchhaltungsservices und Freelancer rechnen Stunden-basiert ab. Stundensätze reichen von 50 EUR bei Freelancern bis 350 EUR netto bei großen Steuerberatungskanzleien. Bei der Stunden-basierten Abrechnung weißt du unter Umständen nicht, welche Kosten genau auf dich zukommen und kannst im Vorfeld nicht gut planen.
Monatlicher Retainer: Für deine Unternehmensplanung ist es natürlich am vorteilhaftesten, wenn du mit deinem Buchhaltungsservice einen monatlichen Retainer vereinbarst. Das bedeutet, dass basierend auf deinem Belegaufkommen und sonstigen Aufgaben, die der Dienstleister für dich übernimmt, eine feste Pauschale für die Tätigkeiten deiner Buchhaltung festgelegt wird. Dadurch weißt du immer, was auf dich zukommt. Ein Retainer bei mittlerem Belegaufkommen (ca. 150 Ein- und Ausgangsrechnungen und 200 Zahlungstransaktionen) kann je nach Buchhaltungsservice zwischen 1200 EUR und 2700 EUR netto liegen. Damit liegst du also noch deutlich unter dem Gehalt einer festangestellten Buchhalterin.

Fazit

Es gibt zahlreiche Gründe, warum du als Startup oder KMU deine Buchhaltung outsourcen solltest und ein externer Dienstleister kann dir viele Vorteile bieten, allem voran neben der wochenaktuellen Buchhaltung auch die Brücke zum Reporting. Denn damit kannst du dein Unternehmen am besten steuern und daten-basierte Entscheidungen treffen.

Wir von summa sind ein externer Dienstleister für Buchhaltung und Reporting und unterstützen dich gern. Mehr über unsere Services findest du hier. Du kannst dir auch gern direkt ein kostenloses Erstgespräch buchen.

FAQ

Was ist Outsourcing der Buchhaltung?

Das Outsourcing der Buchhaltung ist das Auslagern von Tätigkeiten der Buchhaltung an einen externen Buchhaltungsservices, der diese Aufgaben als eine externe Finanzabteilung übernimmt.

Wie kann ich meine Buchhaltung outsourcen?

Was kostet es die Buchhaltung auszulagern? Was kostet ein externer Buchhalter? Wie viel kostet Buchhaltung pro Monat? Was kostet das Outsourcen der Buchhaltung?

Was sind die Vorteile beim Auslagern der Buchhaltung?

Kann ich meine Buchhaltung an meinen Steuerberater auslagern?