Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen ziehen zunehmend in den unternehmerischen Alltag ein. Als Experten für Unternehmensfinanzen und Digitalisierung finden wir das sehr gut!
Ein aktuelles Thema dafür ist die elektronische Rechnung (E‑Rechnung). Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Doch was ist die E-Rechnung überhaupt, worauf musst du achten und was bedeutet diese Pflicht für dein Unternehmen?
Alle wichtigen Informationen rund um die E-Rechnung findest du in diesem Artikel.
Warum gibt es die E-Rechnung?
Die E-Rechnung gibt es im Geschäftsverkehr in Deutschland schon seit dem 27. November 2020. Seitdem ist sie nämlich für Lieferanten des Bundes im Rahmen öffentlicher Aufträge verpflichtend.
Die gesetzlichen Grundlagen zur Einführung der E‑Rechnung in Deutschland kommen zunächst von der Europäischen Union. Die EU hat 2014 die EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen erlassen. Da Deutschland als Mitgliedsstaat der EU verpflichtet ist, europäische Richtlinien in das nationale Recht umzusetzen, hat die Bundesregierung 2014 das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU und die E-RechV über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes in deutsches Recht erlassen.
Was ist die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung hat zunächst erstmal die gleichen Inhalte und Funktionen wie eine nicht elektronische Rechnung. Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen aber
elektronisch übermittelt,
automatisiert empfangen und
weiterverarbeitet.
Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.
Eine elektronische Rechnung enthält die Daten einer Rechnung, die bisher als Papierrechnung oder auch als PDF erstellt und versendet wurde, als strukturierte elektronische Daten in einer XML-Datei. Dies gewährleistet, dass Rechnungen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt, elektronisch empfangen und medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.
Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung
Vielleicht hast du dir bei dem Begriff E-Rechnung ein Rechnungs-PDF vorgestellt. Eine PDF-Rechnung ist eine rein bildhafte Rechnung. Sie wird in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen. Sie enthält aber keine strukturierten Daten und kann daher nicht automatisiert elektronisch weiterverarbeitet werden. Das macht sie zu einer „sonstigen Rechnung“. Sonstige Rechnungen sind spätestens ab 2028 im nationalen Rechnungsverkehr zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen im Bereich „B2B“ nicht mehr zulässig.
Ab wann besteht die Pflicht, die E-Rechnung zu nutzen?
Für die Pflicht die E-Rechnung wird mit verschiedenen Übergangsfristen ausgerollt. Zunächst müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Bei der Erstellung von Rechnungen ist es weiterhin erlaubt, die Papierform oder andere elektronische Formate, wie die PDF-Rechnung zu wählen, wenn der Empfänger dem zustimmt.
Die nächste Übergangsfrist ist der 1. Januar 2027. Ab diesem Zeitpunkt dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro. Alle anderen Unternehmen müssen gegenüber anderen Unternehmen (B2B) die E-Rechnung nutzen.
Ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Umfeld E-Rechnungen versenden.
Für wen gilt welche Pflicht für die E-Rechnung?
Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen (Business-to-Business, B2B). Allerdings gibt es längere Übergangsfristen für Unternehmen, mit einem Vorjahresumsatz vor dem 1. Januar 2028 von weniger als 800.000 Euro.
Die Pflicht gilt folglich aber nicht, wenn ein Unternehmen an einem Verbraucher (B2C) Produkte oder Dienstleistungen verkauft.
Wann gilt die E-Rechnungspflicht nicht?
Von der Pflicht gibt es außerdem wenige Ausnahmen, die sich nach der Art bzw. der Höhe der Leistung richten. Dazu gehören:
Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind
Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro sowie der
Fahrkartenverkauf.
Welche Formate gibt es für die E-Rechnung?
Es gibt verschiedene elektronische Formate für die E-Rechnung. Unternehmen können diese versenden, indem sie für die elektronische Rechnungslegung ein strukturiertes elektronisches Format wie
ZUGFeRD oder
XRechnung
verwenden, das eine automatische und medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht.
Die auf diese Weise strukturierten digitalen Rechnungen können dann ohne Weiteres von elektronischen Rechnungssystemen automatisch erstellt, ausgelesen und verarbeitet werden. Während ZUGFeRD eine hybride Form ist (aus PDF und XML), handelt es sich bei XRechnungen um reine XML-Dateien. Es gibt weitere Formate aus anderen Ländern. In Deutschland sind allerdings die beiden genannten Formate gängig.
Vorteile der E-Rechnung
Gerade im Hinblick auf Digitalisierung und Automatisierung in Geschäftsprozessen hat die E-Rechnung zahlreiche Vorteile. Als Buchhaltungsservice legen wir genau auf diese Themen bei dem Aufsetzen der Buchhaltungsprozesse wert und sind davon überzeugt, dass die E-Rechnung dies noch zusätzlich vereinfachen wird.
Vorteile der E-Rechnung für den Rechnungssteller
Vereinfachte Rechnungsstellung
Schnellere Bearbeitungs- und Buchungszeiten in der Buchhaltung
Pünktlichere Zahlung
Einsparpotenziale gegenüber Papierrechnung von Papier und Porto
Vorteile der E-Rechnung für den Rechnungsempfänger
Optimierung der Rechnungsverarbeitung durch automatisiertes Einlesen der Rechnungsdaten
Steigerung der Datenqualität durch verringerte Fehleranfälligkeit
Einsparpotenziale in der Rechnungsverarbeitung
Ermöglichen einer dezentralen Rechnungsbearbeitung
Umsetzung der E-Rechnungspflicht in deinem Unternehmen
Unternehmen sollten sich frühzeitig mit der verpflichtenden Umstellung auf die E-Rechnung auseinandersetzen, da sie ab 2025 eine stufenweise Pflicht wird und ab 2028 im B2B-Geschäft unumgänglich ist. Wenn du bereits mit einem digitalen Tool für deine Buchhaltung arbeitest, sollte der Anbieter bereits die Voraussetzungen geschaffen haben, damit du E-Rechnung jedenfalls empfangen kannst.
Die E-Rechnung bringt viele Vorteile mit sich: Sie ermöglicht eine automatisierte, schnelle und kosteneffiziente Rechnungsverarbeitung, steigert die Datenqualität und reduziert Fehler. Für Unternehmen, die Digitalisierung und Automatisierung ernst nehmen, ist die E-Rechnung ein bedeutender Schritt in die Zukunft des Finanzwesens – und eine Chance, Buchhaltungsprozesse effizienter zu gestalten.
Wenn du bei der Digitalisierung der Buchhaltungsprozesse und der Buchung und Bearbeitung deiner Buchhaltung Unterstützung benötigst, kannst du dir ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Gründer buchen.