top of page

Digitale Prozesse in der Buchhaltung optimal aufsetzen

Fabian
Vom Taschenrechnung zur Digitalen Buchhaltung

Buchhaltungsprozesse effizient und sauber zu gestalten, ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Finanzorganisation. Durch den Einsatz digitaler Tools und automatisierter Workflows kannst du nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch Fehlerquellen minimieren und deine Prozesse transparenter gestalten. In diesem Artikel zeigen wir dir einen idealen Buchhaltungsprozess – von der Belegerfassung bis hin zum Monatsabschluss und der Integration ins Reporting. So behältst du jederzeit den Überblick über deine Buchhaltung und kannst dich auf die wesentlichen Bereich deines Unternehmens konzentrieren.


Der ideale Buchhaltungsprozess mit digitalen Tools – Schritt für Schritt


Um eine schlanke In-house Buchhaltung aufzusetzen, empfiehlt es sich, digitaler Prozesse und Lösungen zu bedienen, um effizient zu arbeiten. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern stellt in vielen Fällen auch eine Bearbeitung sicher, die sich an den handels- und steuerrechtlichen Vorgaben in Deutschland orientiert.

Im Folgenden beschreiben wir die die wichtigsten Schritte für einen solchen Prozess, ergänzt durch konkrete Tools, die diese Prozesse unterstützen können.


Digitalen Posteingang einrichten


Zunächst sollte ein zentraler digitale Posteingang für Rechnungen eingerichtet werden. Das ist idealerweise ein E-Mail-Postfach wie rechnungen@[dein-unternehmen].de. Der digitale Posteingang ermöglich zunächst, dass alle Rechnung an einem Ort zu finden sind und nicht in den E-Mail-Postfächern von Mitarbeitenden. So kann die Buchhaltung auch bearbeitet werden, wenn der jeweilige Mitarbeitende nicht (mehr) da ist und Rechnungen kommen nicht in inaktiven Postfächern an.

Außerdem reduziert ein zentraler digitaler Posteingang manuelle Arbeitsschritte, denn alle Rechnungen können von dort in das digitale Buchhaltungstool oder eine vorgelagerte Genehmigungsworkflowlösung weitergeleitet und dort verarbeitet werden.


Digitaler Prozess für das Importieren von Rechnungen in die Buchhaltung


Rechnungen, die nicht per E-Mail zugestellt werden (können), weil sie beispielsweise in einer Plattform wie Adobe oder Amazon hinterlegt werden, kannst du über einen sogenannten Rechnungscrawler an das Buchhaltungstool weiterleiten lassen. Folgende Tools empfehlen wir vielen unserer Kunden:


  • Invoicefetcher

  • GetMyInvoices


Mit einem E-Mail-Postfach für deine Buchhaltung und ggf. einem Rechnungscrawler sparst du viel Zeit und Mühe, alle Rechnungen manuell zusammenzutragen und stellst außerdem sicher, dass du keine Rechnung vergisst.


Mehr dazu in unserem Artikel zu Rechnungscrawlern.


Lieferanten und Dienstleister briefen


Ein sauberer Prozess erfordert auch die richtigen Kommunikation gegenüber Lieferanten und andere Dienstleistern, die Rechnungen an das eigene Unternehmen stellen. Das hat den Zweck, dass Eingangsrechnungen nicht nur richtigen Angaben enthalten, sondern auch auf dem richtigen Kanal (dem zentralen E-Mail-Postfach) eingehen, um mit möglichst wenig Aufwand eingelesen und vom Buchhaltungstool bearbeitet werden können.


Mitarbeiterauslagen und Kostenabrechnungen


Die Erfassung von Mitarbeiterauslagen ist oft mühsam und fehleranfällig, insbesondere wenn sie manuell passiert. Wenn es zur Unternehmenskultur und -prozessen gehört, dass Mitarbeitende Auslagen tätigen, sollte ein Tool für die digitale Verarbeitung über eine Firmenkreditkarte eingeführt werden. Das schafft unnötiges Handhaben von Bargeld oder kleinteilige Überweisungen auf private Konten von Mitarbeitenden ab.

Folgende Tools eigenen sich dazu:


  • Spendesk

  • Pleo

  • Moss


Diese Anbieter bieten intuitive Anwendungen, mit denen Mitarbeiter Belege digital einreichen können. Sie erfassen Auslagen direkt bei Zahlung, können Genehmigungsworkflows umfassen und erstellen Berichte für die Buchhaltung. Sie können direkt in die Buchhaltung integriert werden, um Ausgaben automatisch zu verbuchen.


Mehr dazu in unserem Artikel zu Firmenkreditkarten.


Genehmigungsworkflows einrichten


Genehmigungsworkflows spielen eine zentrale Rolle, um die Kontrolle über Ausgaben zu behalten und Fehlbuchungen oder unautorisierte Zahlungen zu vermeiden. Dabei werden Ausgaben, Rechnungen oder Budgets automatisch an die zuständigen Personen zur Freigabe weitergeleitet. Solche Workflows lassen sich flexibel gestalten, z.B. nach Höhe der Beträge, der Abteilung oder der Art der Ausgabe.


Viele der oben genannten Tools, die Firmenkreditkarten anbieten, haben auch Anwendungen für Genehmigungsworkflows, weitere sind:


  • Candis

  • Flowwer

  • Docuware


Ein digitaler Genehmigungsworkflow sorgt dafür, dass Freigaben transparent und dokumentiert erfolgen, sodass alle Schritte revisionssicher nachvollziehbar sind. Verantwortlichkeiten sind klar definiert, und die Workflows lassen sich flexibel an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Dies ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit und reduziert Fehler im Freigabeprozess.


Kern der digitalen Buchhaltung: Prozess zum Belege zu erfassen


Die Erfassung von Belegen bildet das Herzstück jedes Buchhaltungsprozesses. Digitale Buchhaltungstools nutzen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und ermöglichen das automatische Auslesen relevanter Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge und Zahlungsfristen, was den manuellen Aufwand erheblich reduziert. Dennoch bleibt es essenziell, einen finalen Kontrollschritt einzuplanen, um die korrekte Erfassung der Daten sicherzustellen.


Neben der Belegerfassung müssen auch beleglose Sachverhalte in der Buchhaltung berücksichtigt werden, wie beispielsweise Mietverträge, Abschlagszahlungen oder interne Verrechnungen. Diese Sachverhalte erfordern häufig eine manuelle Eingabe, da sie nicht mit einem Beleg verknüpft sind. Umso wichtiger ist es, klare Prozesse zu definieren und standardisierte Vorlagen oder Buchungscodes zu verwenden, um die Konsistenz und Genauigkeit dieser Buchungen sicherzustellen.


Ein zentraler Aspekt der Buchhaltung ist die Kontierung. Jede Transaktion wird mit den passenden Konten verknüpft, um die Buchführung und spätere Auswertungen zu erleichtern. Die Kontierung sorgt dafür, dass Einnahmen und Ausgaben präzise den entsprechenden Kategorien zugeordnet werden, sei es nach Kostenarten wie Materialaufwand, Personalkosten oder Miete. Ergänzend dazu ermöglicht die Kostenrechnung eine differenzierte Analyse der Ausgaben nach Projekten, Abteilungen oder anderen Dimensionen, was insbesondere in Unternehmen mit Projektgeschäft von hoher Bedeutung ist, da so auf Projektebene auch Auswertungen möglich sind.

Digitale Buchhaltungstools, die wir unseren Kunden empfehlen, sind:


  • Buchhaltungsbutler

  • Lexware Office

  • sevdesk

  • Sage 50

  • DUO



Zahlungsverkehr einbinden


Ein effizienter Zahlungsverkehr basiert auf der direkten Verknüpfung des Buchhaltungstools mit dem Bankkonto über eine API-Schnittstelle. Dadurch können Zahlungen direkt aus dem Buchhaltungstool ausgelöst werden, ohne manuell ins Online-Banking wechseln oder Zahlungsdaten händisch übertragen zu müssen.


Diese Integration spart Zeit, reduziert Fehler und ermöglicht eine automatische Rückmeldung des Zahlungsstatus an das Buchhaltungssystem. Zudem erhöht sie die Sicherheit, da sensible Daten nicht manuell verarbeitet werden. Die Wahl einer Bank mit API-Schnittstelle ist daher ein zentraler Schritt für moderne und digitale Buchhaltungsprozesse.


Mögliche Anbieter von digitalen Geschäftskonten sind:


  • Qonto

  • Finom

  • N26


Abgleich von Rechnungen und Zahlungen


Mit einem digitalen Geschäftskonto und einem integrierten Buchhaltungstool können Zahlungen automatisch abgeglichen werden. Das Tool vergleicht dabei die eingegangenen Zahlungen mit den offenen Rechnungen und verbindet die Transaktionen direkt mit den entsprechenden Belegen.


Dies ermöglicht eine lückenlose und fehlerfreie Dokumentation, da alle Zahlungen in Echtzeit erfasst und korrekt zugeordnet werden. Der manuelle Aufwand entfällt, und der Abgleich von offenen Posten wird deutlich vereinfacht.


Monatsabschluss vorbereiten


Zur Vorbereitung des Monatsabschlusses wird zunächst das Gehalt gebucht und ausgezahlt. Danach werden Abgrenzungen und Rückstellungen vorgenommen, um Einnahmen und Ausgaben periodengerecht zu verbuchen. Die Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA) wird erstellt und an das Finanzamt übermittelt.

Abschließend erfolgt eine Routineüberprüfung der Konten und Salden, bei der geprüft wird, ob offene Salden mit den entsprechenden Rechnungen übereinstimmen. Dieser Schritt sorgt dafür, dass der Monatsabschluss korrekt und vollständig vorbereitet ist.


Brücke zum Reporting: Von der Buchhaltung zur Analyse


Am Ende des Prozesses steht die Verknüpfung der Buchhaltung mit einem Reporting-Tool. Die Buchhaltung sollte insbesondere so aufgesetzt werden, dass die Grundlage für das Reporting durch Kontierung und Kostenstellen bereits geschaffen ist. Besonders wichtig ist es, festzulegen, welche Konten in den Rohertrag einfließen und welche darunterliegen. Diese Struktur muss im Buchhaltungstool exakt abgebildet werden, um eine fehlerfreie Übertragung der Daten zu gewährleisten.


Einzelne Buchungen können dann in Tools wie Power BI oder auch Excel visualisiert werden, um eine klare Darstellung der Finanzlage zu ermöglichen. Gegebenenfalls wird ein Reporting-Tool direkt an das Buchhaltungssystem angebunden, um den Prozess weiter zu automatisieren und die Daten aktuell zu halten.


Praxisbeispiele: Wie Unternehmen den digitalen Prozess in der Buchhaltung erfolgreich umgesetzt haben


Beispiel 1: Automatisierte Zahlungsabwicklung mit integrierten Tools


Bei der A GmbH, einem mittelständischen Unternehmen, wurde die Zahlungsabwicklung durch die Integration des Bankkontos in das Buchhaltungstool erheblich optimiert. Vor der Automatisierung musste die Buchhaltung alle Zahlungen manuell in das Online-Banking übertragen, was viel Zeit in Anspruch nahm und immer wieder zu Fehlern führte.


Nach der Implementierung des neuen Systems werden nun alle Rechnungen direkt im Buchhaltungstool erfasst und überprüft. Sobald eine Zahlung fällig ist, wird automatisch eine Sammelüberweisung im System erstellt, die alle relevanten Zahlungsempfänger und Beträge enthält. Diese Sammelüberweisung kann einfach ins Online-Banking hochgeladen werden – ohne dass einzelne Zahlungen händisch erfasst werden müssen.

Zudem wurde das Bankkonto direkt mit dem Buchhaltungstool verbunden, sodass Zahlungen nicht nur erfasst, sondern auch direkt aus dem Tool heraus ausgeführt werden können. Wenn eine Zahlung erfolgt ist, wird sie automatisch im Buchhaltungssystem aktualisiert und mit der entsprechenden Rechnung abgeglichen. Diese Automatisierung spart der A GmbH nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und stellt sicher, dass alle Zahlungen korrekt und effizient verarbeitet werden.


Beispiel 2: Nutzung von BI-Tools für Finanzreporting


Die X AG, ein wachsendes Unternehmen im Bereich E-Commerce, hat kürzlich die Einführung von Power BI als Business-Intelligence-Tool für ihr Finanzreporting abgeschlossen. Vor der Einführung des Tools musste das Finanzteam manuell monatliche Reports aus verschiedenen Quellen zusammenstellen, was sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig war.


Mit der Integration von Power BI in das Buchhaltungssystem kann das Unternehmen nun in Echtzeit auf die wichtigsten Finanzkennzahlen zugreifen. Beispielsweise wird der Rohertrag für verschiedene Geschäftsbereiche automatisch aus den Buchungsdaten im Buchhaltungssystem extrahiert und in einem interaktiven Dashboard angezeigt. Das Finanzteam der X AG kann so in wenigen Klicks die Profitabilität einzelner Produktkategorien oder Marketingkampagnen überprüfen und sofort auf Veränderungen reagieren.


Ein weiteres Beispiel: Die X AG möchte die Betriebskosten der letzten sechs Monate mit den Umsatztrends vergleichen. Mit Power BI kann das Team automatisch Daten aus den Bereichen Umsatz und Kosten miteinander verknüpfen und in einem übersichtlichen Dashboard darstellen. Diese Visualisierung hilft dem Management, strategische Entscheidungen auf Basis von aktuellen und präzisen Finanzdaten zu treffen. Durch die Automatisierung des Reportings spart die X AG nicht nur Ressourcen, sondern sorgt auch für eine verbesserte Datenqualität und schnelle Entscheidungsfindung.


Herausforderungen und Lösungen bei der Prozessdigitalisierung in der Buchhaltung


Kommunikationsprobleme zwischen Tools


Ein häufiges Problem in der digitalen Buchhaltung ist die unzureichende Kommunikation zwischen verschiedenen eingesetzten Tools. Oft sind die Systeme nicht nahtlos miteinander integriert, was zu Medienbrüchen führt. Beispielsweise kann es sein, dass Finanzdaten nicht automatisch vom Buchhaltungstool in das Reporting-Tool übertragen werden oder umgekehrt. Dies erfordert manuelle Eingaben und erhöht den Aufwand sowie das Fehlerpotenzial. Eine sorgfältige Auswahl und Integration der Tools, die miteinander kommunizieren können, ist daher entscheidend, um eine reibungslose Prozesskette zu gewährleisten.


Varianz an Rechnungsformaten


Ein weiteres Hindernis für die Automatisierung der Buchhaltung ist die hohe Varianz an Rechnungsformaten. Nicht alle Rechnungen kommen im gleichen Layout oder mit denselben strukturierten Daten. Dies kann es schwieriger machen, Informationen wie Rechnungsnummern, Beträge und Fälligkeitstermine automatisch auszulesen. Rechnungen, die manuell überprüft und angepasst werden müssen, verzögern den Prozess und erhöhen die Fehleranfälligkeit. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, Tools zu wählen, die eine hohe Flexibilität bei der Verarbeitung unterschiedlicher Formate bieten oder auf OCR-Technologie (Optical Character Recognition) setzen.


Prozessbrüche und fehlende Prozessdefinitionen


Viele Unternehmen kämpfen mit Prozessbrüchen, wenn die Buchhaltungsprozesse nicht durchgehend digitalisiert oder nicht klar definiert sind. Beispielsweise können manuelle Schritte, wie das händische Weiterleiten von Belegen an das Buchhaltungstool, den Workflow unterbrechen. Diese Lücken in der Prozessdefinition können zu Verzögerungen und Ineffizienzen führen. Eine klare Prozessdefinition für jeden Schritt, von der Belegerfassung bis hin zum Monatsabschluss, ist daher unerlässlich, um die Automatisierung und Integration voranzutreiben und Fehler zu minimieren.


Fehlen einer zentralen digitalen Datenablage


Ein weiteres häufiges Problem ist das Fehlen einer zentralen digitalen Datenablage. Ohne eine solche Ablage können Rechnungen und Belege in verschiedenen Systemen oder E-Mail-Postfächern verstreut sein, was den Überblick erschwert. Eine zentrale Ablage sorgt dafür, dass alle Dokumente an einem Ort gespeichert und einfach abgerufen werden können. Wenn diese Ablage fehlt, wird die Suche nach Dokumenten zeitaufwendig und kann dazu führen, dass wichtige Unterlagen übersehen werden. Die Implementierung eines zentralen digitalen Archivs ist daher ein entscheidender Schritt für einen effizienten Buchhaltungsprozess.


Fazit: Digitale Prozesse in der Buchhaltung für eine effiziente Buchhaltung


Die digitale Transformation in der Buchhaltung ist nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um Prozesse effizient, fehlerfrei und zukunftsfähig zu gestalten. Durch den Einsatz von digitalen Tools und automatisierten Workflows lässt sich der Buchhaltungsprozess nicht nur vereinfachen, sondern auch optimieren. Von der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen über die Integration von Genehmigungsworkflows bis hin zur nahtlosen Verbindung von Buchhaltung und Zahlungsverkehr – jeder Schritt kann effizient und automatisiert abgebildet werden.


Wichtig ist dabei, dass alle Tools miteinander kommunizieren und die Prozesse klar definiert sind, um Medienbrüche und Prozesslücken zu vermeiden. Auch die Wahl einer geeigneten Bank mit API-Schnittstelle und die Einrichtung eines zentralen digitalen Posteingangs für Rechnungen spielen eine zentrale Rolle. Trotz aller Vorteile können Herausforderungen wie die Varianz an Rechnungsformaten oder fehlende Prozessdefinitionen auftreten, die den reibungslosen Ablauf beeinträchtigen können.


Insgesamt lässt sich sagen, dass ein gut strukturierter, digitaler Buchhaltungsprozess nicht nur Zeit spart und die Fehlerquote reduziert, sondern auch die Grundlage für präzise Finanzanalysen und strategische Entscheidungen liefert. Wer seine Buchhaltung auf diese Weise optimiert, ist für die Zukunft gut gerüstet und kann sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.


Wenn auf der Suche nach einem Buchhaltungsservice bist, findest du hier mehr über unsere Dienstleistung als externe Buchhaltung und kannst dir ein kostenloses Erstgespräch mit einem unserer Grüner buchen.

bottom of page