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  • Fabian Walther

Reisekosten abrechnen: kostenlose Vorlage & was du beachten musst


ICE im Bahnhof

In einer Welt, die von Geschäftsreisen, beruflichen Konferenzen und Kundenbesuchen geprägt ist, ist eine effektive Abrechnung von Reisekosten für Unternehmen und Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung.


Von Flugbuchungen über Hotelübernachtungen bis hin zu Verpflegungsausgaben - die Palette der potenziellen Reisekosten ist breit und vielfältig. Die richtige Erfassung, Abrechnung und Dokumentation dieser Ausgaben ist jedoch von entscheidender Bedeutung, um sowohl die finanzielle Transparenz als auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.


In diesem Artikel werden wir einen detaillierten Blick darauf werfen, wie Unternehmen und Arbeitnehmer die Herausforderungen der Reisekostenabrechnung meistern können. Von bewährten Praktiken für die Planung und Buchung von Reisen bis hin zu Tipps für die korrekte Erfassung und Einreichung von Ausgabenbelegen - unser Leitfaden wird Ihnen helfen, den Dschungel der Reisekostenabrechnung zu navigieren und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.


Inhalt



 



Was muss eine Reisenkostenabrechnung beinhalten?


Eine Reiskostenabrechnung beinhaltet alle Kosten, die dem Arbeitnehmer während einer Dienstreise entstanden sind. Die Erstattung durch den Arbeitgeber ist nicht verpflichtend. Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, kann der Arbeitnehmer diese in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.


Eine Reisekostenabrechnung ist in diese 4 Kategorien unterteilt:

  • Fahrtkosten

  • Übernachtungskosten

  • Verpflegungspauschalen

  • Reisenebenkosten


Grundsätzlich sind alle Ausgaben durch Rechnungen, Quittungen, Tickets oder Ähnliches nachzuweisen. Allerdings gibt es auch die Möglichkeit, auf Pauschalen zurückzugreifen.




Fahrtkosten


Wird für die Reise der eigene PKW genutzt, kann je gefahrenem Kilometer die Pauschale von 30 Cent angesetzt werden. Muss beispielsweise eine Strecke von 100km zurückgelegt werden, um das Reiseziel zu erreichen, können wir Hin- und Rückweg also


2 x 100 (Km) x 0,30 (EUR) = 60 EUR

abgerechnet werden. Wichtig ist hier, dass Start- und Zieladresse angegeben werden.

Wird die Reise jedoch mit anderen Transportmitteln wie dem Flugzeug zurückgelegt, können nur die tatsächlich angefallen Kosten angesetzt werden. Diese sind durch eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung nachzuweisen.




Übernachtungskosten


Unterkunft im Hotel


Wird während einer Reise in einem Hotel übernachtet oder Unterkünfte über Portale wie Airbnb gebucht, können diese Kosten ebenfalls in der entstandenen Höhe erstattet werden. Auch hier ist drauf zu achten, dass die Rechnungen ordnungsgemäß ausgestellt sind, da sonst der Vorsteuerabzug verloren geht.



Unterkunft bei Freunden und Bekannten


Auch hier gibt es die Möglichkeit Übernachtungspauschalen anzusetzen, falls bei Freunden oder Bekannten übernachtet wurde. Diese sind je nach Reiseziel unterschiedlich und vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Die Übernachtungspauschale in Deutschland beträgt zum Beispiel 20 EUR/Nacht.



Ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung


Besonders bei einer länger dauernden Reise kann der Rechnungsbetrag schnell über 250 EUR liegen, weshalb dann die Anforderungen an die Ausstellung von Rechnungen des § 14 UStG erfüllt werden müssen. Ausländische Umsatzsteuer darf hier nicht geltend gemacht werden. Diese gehört zu den Übernachtungskosten.

Diese Pauschalen gelten nicht für Unternehmer. Außerdem dürfen Arbeitnehmer, die die Reisekosten nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, die Pauschale nicht als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung angeben. Hier sind nur die tatsächlichen Kosten ansetzbar, welche durch entsprechende Belege nachgewiesen werden müssen.




Verpflegungspauschale

Essen gehen mit Verpflegungspauschale

Auf einer Reise fallen natürlich auch Kosten für Essen und Trinken an. Diese können im Gegensatz allerdings nicht in voller Höhe abgerechnet werden. Hier können nur die an dem jeweiligen Reiseziel geltenden Verpflegungspauschalen ausbezahlt werden. Diese sind abhängig von der Dauer der Abwesenheit.

Bei einer Reise innerhalb Deutschlands gilt Folgendes:

Dauer der Abwesenheit

Pauschale

1-tägig, weniger als 8 Std.

0 EUR

1-tägig, mehr als 8 Std.

14 EUR

An- und Abreisetage

14 EUR

Mehrtägig, je volle 24 Std.

28 EUR


An- und Abreisetag


Wichtig ist, dass an An- und Abreisetagen können immer nur 14 EUR angesetzt werden, auch wenn die Abwesenheit deutlich über 8 Stunden liegt, da beispielsweise das Flugzeug erst um 20 Uhr landet.



Abzüge wenn einzelne Mahlzeiten gestellt werden


Die Pauschalen müssen gekürzt werden, wenn während der Reise Mahlzeiten zur Verfügung gestellt werden. Hier gilt:


  • Frühstück -20%

  • Mittagessen -40%

  • Abendessen -40%


Ist bei der Übernachtung beispielsweise das Frühstück mit inbegriffen, muss die Tagespauschale um 20 Prozent gekürzt werden.


Wichtig: die Erstattung von Verpflegungspauschalen ist zwar steuerfrei, sie muss aber trotzdem in die Lohnabrechnung mit aufgenommen werden, um zu vermeiden, dass diese noch einmal im Rahmen der Einkommensteuererklärung angesetzt werden können.




Reisenebenkosten


Neben den schon genannten Kosten können auch weitere Kosten wie Trinkgelder, Telefongebühren, usw. während einer Dienstreise entstehen. Diese können als Reisenebenkosten ebenfalls angegeben und erstattet werden. Hier gibt es keine Pauschalen, die Reisnebenkosten sind durch einen ordnungsgemäßen Beleg nachzuweisen und nur in ihrer tatsächlich entstandenen Höhe zu erstatten.


Weitere Reisenebenkosten können u.a. sein:

  • Gepäckkosten (Beförderung, Aufbewahrung, Reisegepäckversicherung)

  • Straßenbenutzungskosten (Mautgebühren, Parkplatzkosten, Fährkosten)

  • Schadensersatz- und Reparaturkosten bei Verkehrsunfällen

  • Eintrittsgelder für Veranstaltungen mit beruflichem Hintergrund (Seminare, Workshops, Messen)

  • Wertverlust, der durch Diebstahl bzw. Beschädigung mitgeführter Gegenstände entstanden ist




Fazit


Insgesamt ist eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung unverzichtbar für eine reibungslose Verwaltung von Dienstreisen. Sie umfasst Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen und Reisenebenkosten. Eine genaue Dokumentation aller Ausgaben ist entscheidend, um steuerliche Vorteile zu sichern.


Pauschalen erleichtern oft die Abrechnung, jedoch müssen eventuelle Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten beachtet werden. Zusätzlich zu den üblichen Kosten können auch weitere Reisenebenkosten erstattet werden, die durch entsprechende Belege nachgewiesen werden müssen. Eine exakte Abrechnung ist nicht nur transparent gegenüber dem Arbeitgeber, sondern auch steuerlich vorteilhaft.


Diese Vorlage verwenden wir für unsere Reisekostenabrechnungen.


Reisekostenabrechnung
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Haftungsausschluss

Diese Excel-Vorlage dient als Hilfestellung und ersetzt keine professionelle Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben in dieser Vorlage sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, können aber dennoch fehlerhaft oder unvollständig sein.

Der Ersteller dieser Vorlage übernimmt keine Haftung für etwaige Schäden, die durch die Verwendung dieser Vorlage entstehen können. Insbesondere übernimmt der Ersteller keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Vorlage sowie für die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften.

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