Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischen Form sowie zum Datenzugriff

Hinter den GoBD steht ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (aktuelle Fassung vom 28.11.2019, anzuwenden seit dem 1.1.2020; es löste die Vorgängerfassung von 2014 ab). Es legt fest, wie die allgemeinen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) anzuwenden sind, wenn Bücher, Aufzeichnungen und aufbewahrungspflichtige Unterlagen mit IT-Systemen geführt, erzeugt oder archiviert werden.

Inhaltlich regeln die GoBD im Kern drei Dinge:

Führung – Anforderungen an die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Geschäftsvorfällen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchung, Ordnung und vor allem Unveränderbarkeit.

Aufbewahrung – wie digitale Belege und Daten über die gesetzlichen Fristen hinweg revisionssicher, lesbar und maschinell auswertbar vorzuhalten sind, inklusive der Regeln zum ersetzenden Scannen.

Datenzugriff – wie die Finanzverwaltung in der Außenprüfung auf steuerrelevante Daten zugreifen darf (unmittelbar, mittelbar oder per Datenträgerüberlassung).

Rechtlich wichtig: Die GoBD sind kein Gesetz, sondern eine Verwaltungsanweisung. Sie binden die Finanzverwaltung nach innen und geben damit vor, wie Betriebsprüfer die gesetzlichen Vorgaben aus HGB und AO (insbesondere §§ 145–147 AO) auslegen. Für Gerichte sind sie nicht bindend – in der Praxis richtet sich aber jede Prüfung danach.