Ein wesentlicher Bestandteil eines effizienten und transparenten Geschäftsbetriebs ist die ordnungsgemäße Dokumentation von Bewirtungskosten. Diese Ausgaben, die oft im Zusammenhang mit geschäftlichen Treffen, Verhandlungen oder Kundenbeziehungen entstehen, spielen eine wichtige Rolle in der Unternehmensführung und müssen entsprechend dokumentiert werden.
Bewirtungsbelege dienen nicht nur als Nachweis für Steuerzwecke, sondern auch als Mittel zur Kontrolle und Überwachung der Ausgaben.
In diesem Artikel werden wir die Bedeutung von Bewirtungsbelegen für Unternehmen untersuchen, ihre rechtlichen und steuerlichen Aspekte beleuchten und eine einfache Anleitung für das ordnungsgemäße Erstellen und Ausfüllen von Bewirtungsbelegen geben.
Inhalt
Warum brauche ich einen Bewirtungsbeleg?
Warum brauche ich einen Bewirtungsbeleg?
Wenn im Unternehmen Bewirtungskosten entstehen, müssen diese mittels eines Bewirtungsbelegs dokumentiert und abgerechnet werden.
Bewirtungskosten sind Ausgaben für den Verzehr von Speisen und Getränken und damit im Zusammenhang stehenden sonstigen Aufwendungen wie Trinkgeldern. Die Bewirtung muss im engen Zusammenhang mit der Festigung bestehender oder der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen stehen. Die Teilnahme von Mitarbeitern ist nur zulässig, wenn hierfür eine betriebliche Notwendigkeit besteht.
Höhe der absetzbaren Bewirtungskosten
Das Einkommensteuerrecht sieht vor, dass nur 70 Prozent der angemessenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar sind, § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG. Es kann jedoch die gesamte Vorsteuer (Umsatzsteuer) abgesetzt werden.
Dass 30 Prozent der Kosten als privat gelten, begründet der Gesetzgeber damit, dass durch das Geschäftsessen private Kosten für den eigenen Haushalt erspart werden.
Die Höhe der Bewirtungskosten ist allerdings über die Anforderungen an die Rechnung relevant. Dazu mehr bei den Anforderungen an den Bewirtungsbeleg.
Obergrenze der Bewirtungskosten
Eine feste Obergrenze für Bewirtungskosten gibt es nicht.
Allerdings fordert der Gesetzgeber, dass die Kosten als angemessen anzusehen sind und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen werden kann. Das dürfte beispielsweise beim Bestellen von teuren Spirituosen in einem Nachtklub in Frage gestellt werden. Wenn pro Person die Grenze von 100 EUR im Restaurant nicht überschritten werden, sollten diese Kriterien aber erfüllt sein.
Hohe Anforderungen an Bewirtungsbelege
Dabei ist besonders zu beachten, dass der Gesetzgeber hohe Anforderungen an das Ausfüllen der Bewirtungsbelege stellt. Ist der Beleg nicht korrekt und/oder vollständig ausgefüllt, besteht die Gefahr, dass die Bewirtungskosten nicht absetzbar sind und dass Steuernachzahlungen anfallen.
Ein Kassenzettel oder eine Restaurantrechnung ist kein Bewirtungsbeleg!
Der Gesetzgeber stellt hohe Anforderungen an das Ausfüllen der Bewirtungsbelege. Ein Bewirtungsbeleg ist ein eigenständiges Dokument, auf dem alle Kosten eines Geschäftsessens aufgelistet werden. Nach einem Bewirtungsbeleg im Restaurant muss separat gefragt werden. Dieser enthält einen Vordruck mit den erforderlichen Angaben.
Ist der Beleg nicht korrekt und/oder vollständig ausgefüllt, besteht die Gefahr, dass das Finanzamt die Bewirtungskosten ablehnt und dass Steuernachzahlungen anfallen.
Wie muss ein Bewirtungsbeleg richtig ausgefüllt werden?
Wie beschrieben ist es wichtig, äußerst genau darauf zu achten, dass die Formerfordernisse beim Ausfüllen des Bewirtungsbelegs erfüllt werden.
Gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG müssen folgende Angaben gemacht werden:
Vollständige Auflistung der Teilnehmer
Genaue Benennung des Anlasses
Rechnungsbetrag und Auflistung der Einzelpositionen
Unterschrift des Gastgebers
Ort der Bewirtung
Datum der Bewirtung
Die Rechnung muss außerdem maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet worden sein, ein handschriftlicher Beleg reicht hier nicht aus.
Wichtig ist außerdem, dass auch eine Restaurantrechnung alle Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten muss, wenn diese über 250 EUR liegt. Ansonsten droht auch der Verlust des Vorsteuerabzugs.
Falls Trinkgeld gezahlt worden ist, muss dieses auf der Rechnung stehen. Dieses kann auch vom Bewirtenden handschriftlich ergänzt werden. Im Notfall erkennt das Finanzamt auch 10 % des Rechnungsbetrages an, wenn hierfür ein Eigenbeleg erstellt wird.
Was ist bei Mitarbeiterbewirtungen anders?
Mehr zu dem Thema Mitarbeiterbewirtungen findest du in unserem Artikel zu Betriebsfeiern.
Betriebsfeiern und Mitarbeiterbewirtungen sind grundsätzlich zu 100 Prozent absetzbar. Wenn die Kosten allerdings 50 EUR im Monat übersteigen, gelten die zusätzlichen Ausgaben als Arbeitslohn, der versteuert werden muss. Bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz liegt die Grenze bei 60 EUR, z.B. wenn eine Pizza während der Überstunden bestellt wird.
Auch hier müssen die Formerfordernisse des Bewirtungsbelegs erfüllt werden.
Kostenlose Excel Vorlage
Die Vorlage enthält alle wichtigen Felder, die du ausfüllen musst, um die Bewirtungskosten korrekt zu dokumentieren und zu buchen. So sparst du Zeit und Nerven und vermeidest teure Fehler.
Haftungsausschluss
Diese Excel-Vorlage für Bewirtungsbelege dient als Hilfestellung und ersetzt keine professionelle Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben in dieser Vorlage sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, können aber dennoch fehlerhaft oder unvollständig sein.
Der Ersteller dieser Vorlage übernimmt keine Haftung für etwaige Schäden, die durch die Verwendung dieser Vorlage entstehen können. Insbesondere übernimmt der Ersteller keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Vorlage sowie für die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften.