Bewirtungsrichtlinie: Bewirtungskosten richtig absetzen + interne Vorlage
- Fabian
- vor 1 Tag
- 5 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 5 Stunden
Bewirtungskosten werden in vielen Unternehmen regelmäßig eingereicht – aber oft falsch oder unvollständig dokumentiert. Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg, kein klarer Anlass oder nur ein Kassenzettel statt einer Rechnung führen schnell dazu, dass Bewirtungskosten steuerlich nicht anerkannt werden. Spätestens bei einer Betriebsprüfung wird das zum Problem.
In diesem Guide erfährst du,
welche Bewirtungskosten absetzbar sind,
welche Pflichtangaben nötig sind und
wie du mit einer internen Bewirtungsrichtlinie und einem klaren Prozess für saubere, prüfungssichere Dokumentation sorgst – inklusive direkt nutzbarer Vorlage.
Was sind Bewirtungskosten im steuerlichen Sinn?
Definition von Bewirtungskosten
Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Speisen, Getränke und Genussmittel, die im Rahmen eines geschäftlichen Anlasses entstehen. Entscheidend ist der betriebliche Zweck – nicht allein der Restaurantbesuch.
Steuerlich wird genau unterschieden, ob die Bewirtung betrieblich veranlasst ist und wer bewirtet wird.
Geschäftliche vs. private Bewirtung
Nur geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar. Private Essen – auch wenn dort über Arbeit gesprochen wird – zählen nicht als Betriebsausgabe. Der geschäftliche Anlass muss klar erkennbar und dokumentiert sein.
Externe vs. interne Bewirtung
Für die steuerliche Behandlung ist die Abgrenzung besonders wichtig:
externe Bewirtung; z. B. Kunden, Lieferanten, Bewerbende
interne Bewirtung: ausschließlich Mitarbeitende
Davon hängt ab, wie viel du steuerlich absetzen darfst.
Typische Beispiele für absetzbare Bewirtungskosten
Typische geschäftliche Bewirtung sind zum Beispiel Kundenessen zur Projektbesprechung, Restauranttermine mit Lieferanten, Essen im Rahmen von Bewerbungsgesprächen oder Verpflegung bei internen Workshops. Team-Events müssen gesondert geprüft werden, da sie oft als Betriebsveranstaltung gelten.
Welche Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar?
Bewirtungskosten mit externen Geschäftspartnern (70-Prozent-Regel)
Wenn du externe Personen bewirtest, gilt die bekannte steuerliche Regel:
70 % der Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe absetzbar
100 % der Vorsteuer ist abzugsfähig (bei korrekter Rechnung)
Die verbleibenden 30 % gelten pauschal als nicht abzugsfähiger Anteil.
Diese 70-Prozent-Regel gilt unabhängig davon, wie geschäftlich das Gespräch tatsächlich war – daher ist die korrekte Kontierung wichtig.
Voraussetzungen für den steuerlichen Abzug
Damit Bewirtungskosten absetzbar sind, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
klarer geschäftlicher Anlass
nachvollziehbarer betrieblicher Zweck
namentliche Nennung der Teilnehmenden
ordnungsgemäße Restaurantrechnung
zeitnahe Ergänzung der Bewirtungsangaben
Ohne diese Angaben sind Bewirtungskosten häufig nicht steuerlich absetzbar.
Interne Bewirtungskosten: andere steuerliche Behandlung
Bewirtung nur mit Mitarbeitenden
Interne Bewirtungskosten – also Bewirtung ausschließlich von Mitarbeitenden – sind steuerlich anders zu behandeln. In vielen Fällen sind sie voll als Betriebsausgabe abzugsfähig, wenn ein betrieblicher Anlass vorliegt (z. B. internes Meeting oder Schulung).
Abgrenzung zur Betriebsveranstaltung
Wichtig ist die Abgrenzung zu Betriebsveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Sommerfesten. Hier gelten eigene Freibeträge und Sonderregeln. Die Buchhaltung sollte diese Fälle getrennt erfassen.
Mehr dazu in unserem Artikeln zum Absetzen deines Team Offsites und zur Abrechnung deiner Betriebsfeier.
Bewirtungsbeleg: Diese Pflichtangaben sind erforderlich
Gesetzliche Pflichtangaben auf der Rechnung
Ein Bewirtungsbeleg muss alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllen, insbesondere:
Name und Anschrift des Restaurants
Rechnungsdatum
Leistungsbeschreibung
Gesamtbetrag
Steuerbetrag und Steuersatz
Fehlen diese Angaben, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Zusätzliche Pflichtangaben bei Bewirtungskosten
Für die steuerliche Anerkennung von Bewirtungskosten müssen zusätzlich dokumentiert werden:
Anlass der Bewirtung
geschäftlicher Zweck
Namen der bewirteten Personen
Diese Angaben können auf dem Beleg ergänzt oder im Buchhaltungssystem erfasst werden.
Warum der Kreditkartenbeleg nicht ausreicht
Ein Kreditkarten- oder EC-Beleg ist kein gültiger Bewirtungsbeleg, da er keine Leistungsdetails enthält. Er kann ergänzend sinnvoll sein, ersetzt aber niemals die Restaurantrechnung.
Typische Fehler bei der Dokumentation von Bewirtungskosten
Fehlender oder unklarer Anlass
Angaben wie „Kundenessen“ oder „Geschäftsessen“ ohne weiteren Kontext reichen steuerlich nicht aus. Es muss erkennbar sein, warum die Bewirtung stattgefunden hat, zum Beispiel „Projektbesprechung Angebot Phase 2“ oder „Vertragsverhandlung Lieferant XY“. Je konkreter der Anlass beschrieben ist, desto nachvollziehbarer ist der betriebliche Zweck bei einer Prüfung.
Teilnehmer nicht namentlich genannt
Auf dem Bewirtungsbeleg müssen die bewirteten Personen namentlich genannt werden – zumindest die externen Teilnehmenden. Allgemeine Angaben wie „Kunde“ oder „Team Vertrieb“ genügen nicht. Ohne Namensnennung fehlt eine zentrale Pflichtangabe, wodurch der steuerliche Abzug gefährdet ist.
Nur Kartenzettel statt Rechnung
Häufig wird nur der EC- oder Kreditkartenbeleg eingereicht, nicht aber die eigentliche Restaurantrechnung. Der Zahlungsbeleg zeigt jedoch nur den Betrag, nicht die konkrete Leistung oder die enthaltene Umsatzsteuer. Ohne vollständige Rechnung ist weder der Betriebsausgabenabzug noch der Vorsteuerabzug möglich.
Falsche Buchungskonten
Bewirtungskosten werden oft auf allgemeine Reisekosten- oder sonstige Aufwandskonten gebucht. Dadurch gehen die besonderen steuerlichen Regeln (zum Beispiel die 70-Prozent-Abzugsfähigkeit bei externer Bewirtung) in der Auswertung unter. Saubere, separate Konten für Bewirtung sind wichtig, damit Buchhaltung und Reporting korrekt funktionieren.
Private Anteile nicht getrennt
Nehmen private Begleitpersonen oder nicht geschäftlich beteiligte Personen teil, muss deren Anteil herausgerechnet werden. Wird der Gesamtbetrag vollständig als Bewirtungskosten verbucht, ist das steuerlich nicht korrekt. Im Zweifel sollte der private Anteil geschätzt und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Trinkgeld nicht dokumentiert
Trinkgeld ist grundsätzlich mit absetzbar, wird aber oft nicht sauber festgehalten. Idealerweise wird der Betrag direkt auf dem Beleg vermerkt oder im Tool als Zusatzangabe ergänzt.
Bewirtungskosten richtig dokumentieren: empfohlener Prozess
Standardprozess für Mitarbeitende
Ein klarer Bewirtungsprozess reduziert Fehler und Rückfragen. Mitarbeitende sollten die Angaben direkt beim Termin erfassen.
Bewirtungskosten-Prozess Schritt für Schritt
Anlass konkret benennen
Teilnehmer namentlich erfassen
Bewirtungsbeleg direkt prüfen
Zusatzangaben ergänzen
Beleg digital hochladen
Optional: Freigabe einholen
Ideal ist ein direkter Upload per App in das Buchhaltungs- oder Belegtool.
Warum eine interne Bewirtungsrichtlinie sinnvoll ist
Einheitliche Dokumentation
Eine Bewirtungsrichtlinie sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden dieselben Anforderungen kennen und erfüllen.
Weniger Rückfragen der Buchhaltung
Klare Vorgaben reduzieren Nacharbeit und Abstimmungsschleifen.
Prüfungssichere Belegführung
Ein standardisierter Prozess unterstützt eine nachvollziehbare und revisionssichere Dokumentation.
Schutz bei Betriebsprüfungen
Bewirtungskosten sind ein klassisches Prüffeld. Eine dokumentierte Richtlinie wirkt hier stark risikomindernd.
Vorlage: Interne Bewirtungsrichtlinie (Textbaustein)
Zweck der Richtlinie
Diese Bewirtungsrichtlinie regelt die Voraussetzungen, den Umfang und die Dokumentationspflichten für die Bewirtungskosten im Unternehmen.
Zulässige Bewirtungsanlässe
Bewirtung ist bei geschäftlichem Anlass zulässig, insbesondere bei Kunden-, Lieferanten- und Bewerbungsgesprächen sowie internen Arbeitsmeetings.
Erstattungsfähige Kosten
Erstattet werden angemessene Kosten für Speisen und Getränke im betrieblichen Kontext. Die Angemessenheit richtet sich nach Anlass und Teilnehmerkreis.
Pflichtangaben für Bewirtungsbelege
Erforderlich sind:
Anlass
geschäftlicher Zweck
Teilnehmernamen
Datum und Ort
vollständige Rechnung
Einreichungsprozess
Bewirtungsbelege sind innerhalb von X Tagen digital einzureichen und vollständig zu ergänzen.
Freigabegrenzen
Bewirtungskosten über Betrag X benötigen eine zusätzliche Freigabe durch [Rolle].
Beispiel-Formularfelder
Empfohlene Formularfelder:
Anlass
Geschäftszweck
Teilnehmer
Betrag
Kunden- oder Projektbezug
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Haftungsausschluss
Diese Vorlage dient als Hilfestellung und ersetzt keine professionelle Rechts- oder Steuerberatung. Die Angaben in dieser Vorlage sind nach bestem Wissen und Gewissen erstellt, können aber dennoch fehlerhaft oder unvollständig sein.
Der Ersteller dieser Vorlage übernimmt keine Haftung für etwaige Schäden, die durch die Verwendung dieser Vorlage entstehen können. Insbesondere übernimmt der Ersteller keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben in der Vorlage sowie für die korrekte Anwendung der steuerlichen Vorschriften.
FAQ: Bewirtungskosten und steuerlicher Abzug
Sind Trinkgelder absetzbar?
Ja, wenn sie dokumentiert und plausibel sind.
Sind Bewirtungskosten im Ausland absetzbar?
Grundsätzlich ja, bei vollständiger Dokumentation. Die umsatzsteuerliche Behandlung kann abweichen.
Gilt auch bestelltes Essen als Bewirtung?
Ja, wenn ein geschäftlicher Anlass vorliegt und Teilnehmer dokumentiert sind.
Zählen Coffee-Meetings als Bewirtung?
Auch Kaffee und Snacks können Bewirtungskosten sein, wenn sie geschäftlich veranlasst sind.
Ist Bewirtung im eigenen Büro absetzbar?
Ja, bei betrieblichem Anlass und sauberer Dokumentation.
Fazit: Bewirtungskosten absetzen – nur mit sauberer Richtlinie und Prozess
Bewirtungskosten sind steuerlich absetzbar – aber nur bei vollständiger und korrekter Dokumentation. Fehlende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg führen schnell zum Verlust des Betriebsausgabenabzugs. Eine interne Bewirtungsrichtlinie und ein klarer digitaler Prozess sorgen für Sicherheit, Transparenz und weniger Aufwand.
