Buchhaltungstools für Startups und KMUs im Vergleich: Welches Tool passt zu dir?

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eine der wichtigsten frühen Entscheidungen für ein Startup oder KMU – und gleichzeitig eine, die viele Gründer unterschätzen. Denn ein einmal eingeführtes Tool ist nicht so leicht wieder zu wechseln: Daten müssen migriert werden, Prozesse neu aufgesetzt, das Team neu eingearbeitet. Es lohnt sich also, von Anfang an die richtige Wahl zu treffen.

Die gute Nachricht: Der Markt für Buchhaltungssoftware im deutschsprachigen Raum hat sich in den letzten Jahren stark entwickelt. Es gibt heute sehr gute Lösungen, die speziell für Startups und KMUs gemacht sind – modern, intuitiv und mit einem guten Automatisierungsgrad. In diesem Artikel schauen wir uns die drei relevantesten an: BuchhaltungsButler, sevDesk und Lexoffice.

In diesem Artikel erfährst du:

• Worauf es bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware ankommt

• Was BuchhaltungsButler, sevDesk und Lexoffice jeweils bieten

• Welches Tool für welches Unternehmen die beste Wahl ist

Worauf kommt es bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware an?

Bevor wir die einzelnen Tools vorstellen, lohnt es sich, kurz zu klären, nach welchen Kriterien du eine Buchhaltungssoftware überhaupt bewerten solltest. Denn nicht jedes Feature ist für jedes Unternehmen gleich relevant.

Benutzerfreundlichkeit

Gerade wenn du als Gründer oder Geschäftsführer keine tiefe Buchhaltungserfahrung hast, ist eine intuitive Oberfläche entscheidend. Du solltest die wichtigsten Funktionen schnell finden und verstehen – ohne vorher einen Kurs belegen zu müssen.

Automatisierungsgrad

Moderne Buchhaltungssoftware kann viele manuelle Schritte automatisieren: Belege auslesen, Zahlungen zuordnen, wiederkehrende Buchungen erkennen. Je höher der Automatisierungsgrad, desto weniger Zeit kostet dich die Buchhaltung.

Integrationen

Kann sich das Tool mit deiner Bank verbinden? Lässt es sich mit einem Rechnungsimport-Tool wie InvoiceFetcher oder GetMyInvoices kombinieren? Gibt es eine Schnittstelle zu deinem Steuerberater? Gute Integrationen sparen Zeit und vermeiden Fehler.

GoBD-Konformität

In Deutschland müssen Buchhaltungsunterlagen bestimmten gesetzlichen Anforderungen entsprechen – den sogenannten GoBD. Jede seriöse Buchhaltungssoftware sollte diese Anforderungen erfüllen. Das ist bei allen drei hier vorgestellten Tools der Fall.

Preis und Skalierbarkeit

Was kostet das Tool heute – und was kostet es, wenn dein Unternehmen wächst? Manche Tools sind im Einstieg günstig, werden aber bei mehr Nutzern oder höherem Belegvolumen schnell teuer.

BuchhaltungsButler im Überblick

BuchhaltungsButler ist unsere klare Empfehlung für Startups und KMUs – und das Tool, mit dem wir bei summa in der überwältigenden Mehrheit unserer Projekte arbeiten. Warum, erklärt sich schnell.

Funktionen und Stärken

BuchhaltungsButler wurde von Grund auf für die Bedürfnisse moderner Unternehmen entwickelt. Der Automatisierungsgrad ist hoch: Belege werden per OCR automatisch ausgelesen, Zahlungen aus dem Bankfeed automatisch zugeordnet, wiederkehrende Buchungen erkannt. Das spart erheblich Zeit – sowohl für dich als auch für einen externen Buchhaltungsservice.

Neben den klassischen Funktionalitäten eines Buchhaltungstools wie Ausgangsrechnungserstellung und Buchen von Eingangsrechnungen, bietet Buchhaltungsbutler die Möglichkeit Lohn- und Transaktionsdaten über verschiedene Formate wie CSV oder Excel zu importieren. Buchhaltungsbutler ist eins der wenigen Tools, das auch das freie Buchen ermöglicht, wodurch alle relevanten Sachverhalte abgebildet werden können. Dazu gehören Abgrenzungsbuchungen, Rückstellungen und weitere nicht-belegbezogene Buchungen.

• Kostenrechnung: Um eine vollständige Buchhaltung zu erstellen, braucht man keine Kostenrechnung. Wenn du jedoch tiefer in die Analyse deiner Erlöse und Aufwendungen schauen möchtest, bietet sich eine Kostenrechnungen an. Mit einer Kostenrechnungen kannst du deinen Buchungsstoff um Funktionen, Umsatzarten, Regionen und anderen Organisationskriterien noch anreichern und anhand dessen Mehrwerte bei der Bewertung deines Unternehmenserfolgs gewinnen. Diese Funktion kannst du auch in Buchhaltungsbutler nutzen.

• OCR-Erkennung: OCR steht für optical character recognition und ermöglichst das automatische Auslesen von Informationen beispielsweise auf einer Rechnung. Dadurch weniger manuelle Daten eingegeben werden. Das kannst du auch mit Buchhaltungsbutler machen.

• Automatisierung: Auf Basis bereits vorgenommener Buchungen werden von Buchhaltungsbutler Buchungsvorschläge generiert und darüber hinaus können auch Kriterien einer Rechnung oder Transaktion verwendet werden, um Vorgänge zu automatisieren.

Besonders stark ist BuchhaltungsButler bei der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externem Dienstleister. Die Software ist so aufgebaut, dass mehrere Personen gleichzeitig und strukturiert daran arbeiten können – ideal, wenn du mit einem externen Buchhaltungsservice wie summa zusammenarbeitest. Auch die Integration mit Rechnungsimport-Tools wie InvoiceFetcher funktioniert reibungslos.

Hinzu kommt eine übersichtliche Oberfläche, die auch ohne tiefe Buchhalter-Kenntnisse gut zu bedienen ist, sowie ein solides Reporting mit monatlichen Auswertungen.

Schwächen

BuchhaltungsButler ist kein Tool für die Rechnungsstellung – wer ausgehende Rechnungen direkt aus der Software erstellen möchte, muss dafür auf ein anderes Tool zurückgreifen. Außerdem ist die Software weniger bekannt als sevDesk oder Lexoffice, was bedeutet, dass es weniger Community-Ressourcen und Erfahrungsberichte gibt.

Preise

BuchhaltungsButler bietet verschiedene Pakete an, die sich nach Belegvolumen und Funktionsumfang richten. Die Preise sind kompetitiv und für die meisten Startups und KMUs gut handhabbar.

Buchhaltungstools für eine vorbereitende Buchhaltung

Neben den Buchhaltungstools mit denen du eine umfassende Buchhaltung erstellen kannst, gibt es auch solche, die sich eher für eine vorbereitenden Buchhaltung eignen, weil kein freies Buchen möglich ist und Funktionen wie der Import von Lohn- und Gehaltsdaten deiner Mitarbeitenden nicht möglich ist.

Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören folgende Tätigkeiten:

• Buchen von Belegen und Transaktionen und

• Erstellen deiner Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA)

Damit brauchst du unterjährig keine Steuerberater, hast aber ohne diesen (der in seinen Tools natürlich umfassend Buchen kann) auch keine periodisch genaue Buchhaltung von Umsätzen und Kosten und damit keine umfassende Buchhaltung.

sevDesk im Überblick

sevDesk ist eines der bekanntesten Buchhaltungstools im deutschsprachigen Raum und hat sich vor allem bei Freelancern und kleineren Unternehmen eine starke Nutzerbasis aufgebaut.

Funktionen und Stärken

sevDesk punktet mit einem breiten Funktionsumfang: Rechnungsstellung, Angebote, Mahnwesen, Belegerfassung und Buchhaltung sind alles in einem Tool vereint. Wer möglichst viel aus einer Hand haben möchte, findet hier eine solide Lösung. Die Oberfläche ist modern und gut gestaltet, und es gibt eine aktive Community mit vielen Erfahrungsberichten und Tutorials.

Auch die Integrationen sind gut – sevDesk lässt sich mit einer Vielzahl von Tools verbinden, darunter Bankkonten, Rechnungsimport-Tools und Steuerberater-Schnittstellen.

Schwächen

sevDesk ist in der Breite stark, in der Tiefe aber manchmal weniger überzeugend. Gerade wenn es um komplexere Buchhaltungsanforderungen geht – zum Beispiel Kostenstellen, differenzierte Kostenrechnung oder die Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungsservice – stößt das Tool an Grenzen. Außerdem berichten manche Nutzer von einem etwas unübersichtlichen Preismodell, das bei wachsendem Funktionsbedarf schnell teurer wird.

Preise

sevDesk bietet mehrere Pakete an, die sich nach Funktionsumfang richten. Die Einstiegspakete sind günstig, aber für einen vollständigen Funktionsumfang inklusive Buchhaltung und Schnittstellen bewegt man sich schnell im mittleren zweistelligen Bereich pro Monat.

Lexware Office im Überblick

Lexoffice ist ein Produkt von Lexware – einem der ältesten Anbieter von Buchhaltungssoftware in Deutschland – und richtet sich vor allem an Selbstständige, Freelancer und sehr kleine Unternehmen.

Funktionen und Stärken

Lexoffice ist einfach zu bedienen und deckt die Grundlagen gut ab: Rechnungsstellung, einfache Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung und Bankanbindung. Für Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für einfache Anforderungen suchen, ist es eine solide Wahl. Der Name Lexware genießt in Deutschland einen guten Ruf, und die Software ist weit verbreitet.

Schwächen

Lexoffice ist für einfache Anwendungsfälle gut – aber es stößt vergleichsweise früh an seine Grenzen. Wer eine saubere doppelte Buchführung, Kostenstellen, ein aussagekräftiges Reporting oder eine enge Zusammenarbeit mit einem externen Buchhaltungsservice benötigt, wird mit Lexoffice schnell unzufrieden sein. Das Tool ist eher für die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung konzipiert als für eine vollständige Finanzbuchhaltung.

Preise

Lexoffice ist im Einstieg günstig und bietet verschiedene Pakete an. Für den vollen Funktionsumfang inklusive Buchhaltung und Schnittstellen liegen die Kosten ähnlich wie bei sevDesk.

Der direkte Vergleich

Hier die drei Tools auf einen Blick anhand der wichtigsten Kriterien:

Automatisierungsgrad

BuchhaltungsButler hat hier die Nase vorn – der automatische Belegabgleich und die intelligente Zahlungszuordnung sind auf einem hohen Niveau. sevDesk ist solide, Lexoffice eher grundlegend.

Zusammenarbeit mit externem Buchhaltungsservice

BuchhaltungsButler ist klar führend. Das Tool ist explizit für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externem Dienstleister optimiert. sevDesk ist möglich, aber weniger komfortabel. Lexoffice ist dafür weniger geeignet.

Rechnungsstellung

sevDesk und Lexoffice bieten hier mehr als BuchhaltungsButler – wer ausgehende Rechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware erstellen möchte, ist dort besser aufgehoben. Bei BuchhaltungsButler braucht es ein separates Tool dafür.

Benutzerfreundlichkeit

Alle drei Tools sind gut bedienbar. sevDesk und Lexoffice haben den Vorteil einer größeren Community und mehr verfügbaren Ressourcen. BuchhaltungsButler ist intuitiv, aber weniger bekannt.

Preis-Leistungs-Verhältnis

BuchhaltungsButler und sevDesk sind hier auf einem ähnlichen Niveau. Lexoffice ist im Einstieg günstig, bietet dafür aber auch weniger.

	BuchhaltungsButler	sevDesk	Lexware Office
Automatisierung	Hoch – automatischer Belegabgleich, intelligente Zahlungszuordnung, Buchungsvorschläge	Solide – Belegerfassung und Bankanbindung	Grundlegend – manuelle Schritte überwiegen
Rechnungs-stellung	Nicht integriert – separates Tool nötig	Vollständig integriert inkl. Angebote & Mahnwesen	Vollständig integriert
Kostenrechnung & freies Buchen	Ja – Kostenstellen, Abgrenzungen, Rückstellungen möglich	Eingeschränkt	Nicht möglich
GoBD-Konformität	Ja	Ja	Ja
Benutzerfreund-lichkeit	Intuitiv, weniger Community-Ressourcen	Modern, große Community, viele Tutorials	Sehr einfach, ideal für Einsteiger
Preis-Leistung	Kompetitiv	Günstig im Einstieg	Günstig im Einstieg

Welches Tool passt zu dir?

Die Antwort hängt vor allem davon ab, wie du deine Buchhaltung organisieren möchtest und was du von der Software erwartest.

BuchhaltungsButler – unsere Empfehlung für Startups und KMUs

Wenn du mit einem externen Buchhaltungsservice zusammenarbeitest oder das vorhast, ist BuchhaltungsButler die klare Empfehlung. Das Tool ist auf genau diesen Anwendungsfall ausgelegt – und der hohe Automatisierungsgrad sorgt dafür, dass die laufende Buchhaltung so wenig manuelle Arbeit wie möglich kostet. Auch wenn du eine saubere Grundlage für ein aussagekräftiges Reporting aufbauen möchtest, ist BuchhaltungsButler die beste Wahl in dieser Kategorie.

sevDesk – für alle, die alles aus einer Hand wollen

Wenn du Rechnungsstellung, Angebote und Buchhaltung in einem einzigen Tool haben möchtest und keine externe Unterstützung planst, ist sevDesk eine gute Wahl. Es ist breiter aufgestellt als BuchhaltungsButler und für einfachere Anforderungen sehr solide.

Lexoffice – für sehr einfache Anwendungsfälle

Wenn du ein sehr kleines Unternehmen oder Einzelunternehmer bist, wenig Belegaufkommen hast und vor allem eine unkomplizierte Lösung für die Grundlagen suchst, kann Lexoffice ausreichen. Für Startups und wachsende KMUs empfehlen wir es aber nicht – das Tool wird schnell zu einer Bremse, wenn die Anforderungen steigen.

Fazit

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist keine Entscheidung, die du auf die leichte Schulter nehmen solltest – aber sie muss auch keine schwierige sein. Für die meisten Startups und KMUs, die professionell aufgestellt sein wollen und langfristig eine saubere Buchführung als Grundlage für ihr Reporting brauchen, ist BuchhaltungsButler die beste Wahl.

Wenn du unsicher bist, welches Tool zu deinem Setup passt, oder wenn du deine Buchhaltung von Grund auf neu aufsetzen möchtest, vereinbare ein kostenloses Erstgespräch. Wir helfen dir dabei, das richtige Tool zu wählen und es so einzurichten, dass es von Anfang an sauber läuft.