Digitales Rechnungspostfach: Der erste Schritt für eine digitale Buchhaltung
- Fabian
- 10. Juni 2024
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 16. Feb.
Belege liegen in E-Mails, Downloads, Papierordnern und verschiedenen Tools verstreut – dieses Szenario sehen wir in der Praxis ständig. Solange das Unternehmen klein ist, funktioniert das irgendwie. Spätestens bei Monatsabschlüssen, Rückfragen der Steuerberatung oder einer Prüfung wird daraus jedoch schnell Chaos. Fehlende Unterlagen, doppelte Versionen und zeitaufwendige Nachfragen kosten unnötig Zeit und Nerven.
Eine saubere digitale Belegablage ist deshalb kein „nice to have“, sondern die Grundlage jeder strukturierten Buchhaltung. In diesem Guide bekommst du eine klare Schritt-für-Schritt-Struktur, wie du deine digitale Ablage einfach und praxistauglich aufsetzt.
Warum eine digitale Belegablage so wichtig ist
Digitale Buchhaltung funktioniert dann gut, wenn alle Belege vollständig und zentral verfügbar sind. Die Belegablage ist damit das Fundament für alle weiteren Finanzprozesse.
Eine gut strukturierte digitale Ablage sorgt dafür, dass Buchungen schneller erfolgen können und deutlich weniger Rückfragen entstehen. Gleichzeitig unterstützt sie die GoBD-konforme Dokumentation, weil Belege eindeutig zuordenbar und unveränderbar gespeichert werden. Auch Reporting und Monatsabschlüsse profitieren, da alle relevanten Unterlagen zeitnah vorliegen.
Mit wachsendem Unternehmen wird dieser Punkt noch wichtiger: Nur eine saubere Struktur skaliert mit. Improvisierte Ablagen tun das nicht.
Was alles als Beleg zählt – und oft vergessen wird
Viele denken bei Belegen nur an klassische Eingangsrechnungen. In der Praxis gehören jedoch deutlich mehr Dokumente in die digitale Belegablage. Gerade die „vergessenen“ Belegarten führen später zu Lücken.
Dazu zählen unter anderem:
Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Kassenbelege und Reisekostenbelege
Kreditkartenabrechnungen
Verträge und Nachträge
Bewirtungsnachweise
Abrechnungen von SaaS-Tools, Marktplätzen und Payment-Providern
Faustregel: Alles, was eine finanzielle Auswirkung hat oder eine Buchung erklärt, gehört als Beleg sauber archiviert.
Zielbild: So sieht eine saubere digitale Belegablage aus
Im Zielzustand gibt es genau einen zentralen Ablageort für Belege. Die Struktur ist einheitlich und für alle Beteiligten verständlich. Alle Finance-Verantwortlichen haben Zugriff auf die Ablage, ohne dass zusätzliche Zugänge oder Passwörter benutzt werden müssen. Kurz gesagt: Jeder Beleg wird an einem zentralen Ort abgelegt, auf den alle Beteiligten Zugriff haben.
Schritt 1 – Zentralen Belegeingang festlegen
Der wichtigste erste Schritt ist ein klar definierter, zentraler Eingang für alle Belege. Solange Unterlagen über verschiedene Kanäle eingehen, bleibt die Ablage lückenhaft. Ziel ist, dass jede Rechnung und jeder Nachweis automatisch am richtigen Ort landet – ohne Umwege über persönliche Postfächer einzelner Mitarbeiter oder lokale Ordner.
Zentrale Beleg-E-Mail und feste Eingangskanäle einrichten
Richte eine eigene E-Mail-Adresse nur für Rechnungen und Belege ein, z.B. rechnungen@dein-unternehmen.de. Diese Adresse hinterlegst du bei Lieferanten, Tools und Plattformen. Ergänzend kannst du einen festen Upload-Ordner in einer Cloud-Lösung (z.B. Dropbox oder Sharepoint) nutzen. Wichtig ist, dass alle digitalen Belege über dieselben Kanäle eingehen.
Papierbelege sofort digitalisieren
Papierbelege sollten gar nicht erst in physischen Ordnern gesammelt werden. Sie werden direkt nach Eingang gescannt oder per Scan-App erfasst und unmittelbar hochgeladen. Die meisten modernen Scanner ermöglichen den Versand an eine E-Mail-Adresse. Nutze auch dafür die dezidiert eingerichtete. So verhinderst du Verluste und Nacharbeit zum Monatsende.
Lieferanten und Team klar briefen
Der Prozess funktioniert nur, wenn alle Beteiligten ihn kennen. Lieferanten sollten Rechnungen ausschließlich an die zentrale Adresse senden. Intern gilt: Keine Rechnungen mehr an private Postfächer oder über Chat weiterleiten, sondern immer über den definierten Belegeingang.
Schritt 2 – Struktur der Ablage definieren
Im zweiten Schritt legst du fest, wie die Ablage logisch aufgebaut ist. Entscheidend ist nicht, ob du mit Ordnern oder einem E-Mail-Postfach arbeitest, sondern dass die Struktur einheitlich und dauerhaft nutzbar ist.
Klassische Ordnerstruktur festlegen
Bei einer Ordnerlösung in einem Cloud-Tool wie Dropbox hat sich eine einfache Hierarchie bewährt: Jahr, Monat und Belegart. Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden getrennt, zusätzliche Bereiche wie Verträge, Bankunterlagen oder Lohn erhalten eigene Ordner. Die Struktur sollte möglichst stabil bleiben und nicht ständig angepasst werden.
Ablage im E-Mail-Postfach
Nutzt du ein E-Mail-Postfach als Belegablage, lohnt es sich auch hier mit Ordner und ggf. Tags zu arbeiten. Die Ordner sollten ähnlich wie oben nach Jahr, Monat und Belegart sortiert werden. Außerdem sollte auf den ersten Blick erkennbar sein, ob ein Beleg bereits an die Buchhaltungslösung weitergeleitet wurde. Dies kann z.B. über einen Tag gelöst werden.
Struktur dokumentieren und verbindlich machen
Egal welche Logik du wählst: Halte sie kurz schriftlich fest. Eine einfache interne Richtlinie verhindert, dass jede Person Belege anders ablegt.
Schritt 3 – Benennungsregeln festlegen
Wenn du einen Upload-Ordner nutzt, sind einheitliche Dateinamen ein kleiner Schritt mit großer Wirkung. Ohne klare Regeln entstehen uneinheitliche Bezeichnungen, die später kaum durchsuchbar sind.
Einheitliches Namensschema definieren
Lege ein festes Schema für Dateinamen fest, zum Beispiel aus Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Dadurch lassen sich Dokumente auch außerhalb des Buchhaltungstools schnell zuordnen.
Suchbarkeit vor Formatierung
Der Dateiname muss nicht besonders schön aussehen – er muss funktionieren. Entscheidend ist, dass du Belege über die Suche eindeutig findest. Funktionale Namen schlagen kreative Varianten.
Regeln kurz festhalten
Dokumentiere das Namensschema in wenigen Zeilen und mache es für alle verbindlich, die Belege hochladen oder scannen.
Schritt 4 – Scan-Prozess definieren
Damit Belege nicht in Download-Ordnern verschwinden, brauchst du einen klaren Prozess für Scan und Upload. Dieser Schritt entscheidet über die tatsächliche Nutzbarkeit deiner Ablage.
E-Mail-Upload nutzen
Nutze wenn möglich den schon erwähnten Versand an die E-Mail-Adresse deines Rechnungspostfachs. Moderne Scanner ermöglichen alternativ auch den Upload in einem Cloud-Ordner wie Sharepoint.
Belege korrekt und als PDF erfassen
Am besten ist es, Belege immer als PDF zu speichern. Mehrseitige Rechnungen oder Nachweise müssen vollständig in einer Datei zusammengeführt werden. Einzelne Seiten in getrennten Dateien führen später zu Lücken in der Dokumentation.
Lesbarkeit kurz prüfen
Nach dem Hochladen sollte einmal kurz geprüft werden, ob alle Inhalte gut lesbar sind. Unscharfe oder abgeschnittene Scans sind im Zweifel kein gültiger Nachweis.
Schritt 5 – Belege ins Buchhaltungstool importieren
Der größte Effizienzgewinn entsteht, wenn Belegablage und Buchhaltung direkt miteinander verbunden sind. Moderne Buchhaltungslösungen ermöglichen den Import von Belege per E-Mail. Darauf sollte auch bei der Auswahl des Buchhaltungstools Wert gelegt werden.
Die Belege werden aus der digitalen Rechnungsablage, also aus dem E-Mail-Postfach oder dem Cloud-Ordner direkt an das Buchhaltungstool weitergeleitet. Dort erfolgt die Verarbeitung und Buchung des Belegs.
Häufige Fehler bei digitaler Belegablage
In vielen Unternehmen scheitert die digitale Ablage nicht an der Technik, sondern an fehlender Klarheit im Prozess. Typische Probleme sind mehrere parallele Ablageorte, private Postfächer für Rechnungen und unklare Zuständigkeiten. Auch schlechte Scans und das nachträgliche Sammeln von Belegen statt Sofortablage führen regelmäßig zu Lücken.
Eine einfache, verbindliche Regelung ist fast immer besser als ein komplexes System ohne Nutzung.
Fazit: Saubere Belegablage schlägt komplizierte Systeme
Die digitale Belegablage ist der Startpunkt jeder funktionierenden digitalen Buchhaltung. Mit wenigen, klaren Regeln erreichst du meist mehr als mit überkomplexen Tools ohne gelebten Prozess. Entscheidend sind Zentralisierung, Einheitlichkeit und direkte Verknüpfung mit der Buchhaltung.
