In einer zunehmend digitalisierten Welt verlagert sich auch die Art und Weise, wie wir Rechnungen empfangen, verwalten und archivieren. Allerdings werden gerade Rechnungen immer noch weitgehend postalisch verschickt. Deshalb gilt es, Wege zu finden, Rechnungen digital an einem einheitlichen Ort zu sammeln.
In diesem Artikel erklären wir dir, wo du beginnen solltest, wenn du deine Buchhaltung digital aufsetzen möchtest. Diese Schritte kannst du mit wenig Aufwand und hohem Nutzen umsetzen.
Inhalt
E-Mail-Postfach für digitale Buchhaltung einrichten
Der erste und einfachste Schritt ist es, ein dezidiertes E-Mail-Postfach für Rechnung einzurichten. Am besten eignet sich die E-Mail rechnungen@(…).de. Nachdem das Postfach eingerichtet wurde, sollte die E-Mail-Adresse überall hinterlegt werden, wo Käufe getätigt werden oder Software Subscriptions eingerichtet sind.
Auch wenn bestimmte Abteilungen deines Unternehmens Rechnungen erhalten, sollte als E-Mail-Adresse immer das Rechnungspostfach hinterlegt werden.
Der Vorteil ist, dass alle rechnungsrelevante Kommunikation so gebündelt wird.
Rechnungsrelevante Daten für digitale Buchhaltung richtig hinterlegen
Damit im Rechnungspostfach deiner digitalen Buchhaltung eingehenden Rechnungen einfach zugeordnet werden können und ggf. auch die richtigen Verantwortlichen im für die Freigabe in einem Freigabetool ausgewählt werden können, sollten immer folgende Angaben gemacht werden:
Korrekte Firmenadresse
Verantwortlicher / Ansprechpartner
ggf. Kostenstelle
Ebenso sollten auch Verträge einen standardisierten Rechnungsparagraphen enthalten, der diese Angaben enthält.
Rechnungen, die nicht digital ins Postfach kommen
Wenn Rechnungen nicht per E-Mail versendet werden und somit nicht automatisch im Rechnungspostfach ankommen, weil sie zum Beispiel einfach in einem Online-Account hinterlegt werden, kannst du einen sogenannten Rechnungscrawler einsetzen. Ein Rechnungscrawler ist eine Softwareanwendung, die automatisch nach Rechnungen und anderen Finanzdokumenten sucht und erfasst.
Dazu gehören:
Für Rechnung die per Post versandt werden, kannst du einen Postdigitalisierungsanbieter einsetzen. Bekannte Anbieter für Postdigitalisierung sind:
Digitale Auslagenerstattung
Ein weiterer wichtiger Schritt für eine digitale Buchhaltung ist eine, falls vorhanden, die Barkasse zu eliminieren und eine digitale Auslagenerstattung einzuführen. Dies kann am besten über digitale Firmenkreditkarten abgebildet werden. Mitarbeitende, die für das Unternehmen Auslagen tätigen, erhalten eine Firmenkreditkarte und können somit bargeldlos zahlen.
Geeignete Firmenkreditkartenanbieter sind:
Digitale Reisekostenabrechnung
Es sollte eine digitale Reisekostenabrechnung für Mitarbeitende angeboten werden. Einige der bereits genannten Tools bieten auch die digitale Reisekostenabrechnung an. Dazu gehören:
Nachdem du diese Prozesse implementiert hast, hast du die optimalen Voraussetzungen geschaffen, um deine Rechnungen und Belege digital zu verarbeiten und damit die Grundlage für eine effiziente und automatisierte Buchhaltung gesetzt.
Wenn du Fragen hast und Hilfe bei dem Einrichten dieser Tools benötigst, vereinbare gern ein kostenloses Beratungsgespräch mit einem unserer Gründer.
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