Purchase-to-Pay Guide: Rechnungsworkflow aufsetzen von Rechnungseingang bis Zahlung
- Fabian
- 18. Feb.
- 6 Min. Lesezeit
Ein sauber aufgesetzter Rechnungsworkflow – auch Purchase-to-Pay (P2P) genannt – sorgt dafür, dass vom Rechnungseingang bis zur Zahlung jeder Schritt klar definiert, digital unterstützt und nachvollziehbar ist. Nicht nur die Buchhaltung profitiert davon, sondern auch Liquiditätssteuerung, Kostenkontrolle und Management-Reporting. Statt Einzelaktionen entsteht ein durchgängiger Prozess.
In diesem Guide zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen strukturierten, digitalen P2P-Prozess aufsetzt: vom zentralen Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zum systemgestützten Zahllauf. Mit klaren Zuständigkeiten, praktischen Prüfschritten und einer kompakten Checkliste zum direkten Umsetzen.
Was ist ein P2P-Prozess überhaupt?
Der Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) beschreibt den vollständigen Ablauf vom Einkauf einer Leistung oder Ware bis zur finalen Bezahlung der Rechnung. Er verbindet Einkauf, operative Fachbereiche, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung zu einem durchgängigen, nachvollziehbaren Workflow.
Kurz gesagt: P2P ist nicht nur „Rechnung buchen und überweisen“, sondern die strukturierte Kette aus Bestellung, Rechnungseingang, Prüfung, Kontierung, Freigabe und Zahlung — idealerweise digital unterstützt und sauber dokumentiert.
Kurzdefinition: Purchase-to-Pay
Der P2P-Prozess umfasst typischerweise:
Bestellung auslösen
Ware oder Leistung erhalten
Rechnungseingang erfassen
Rechnung formal prüfen
Rechnung sachlich prüfen
Kontieren (Konto, Kostenstelle, Projekt, Steuer)
Rechnung freigeben
Zahlung durchführen
Zahlung abgleichen & Beleg dokumentieren
Je sauberer diese Schritte definiert sind, desto stabiler läuft deine Kreditorenbuchhaltung.
Zielbild: So sieht ein sauberer Rechnungsworkflow aus
Ein sauberer Workflow bedeutet: Alle Rechnungen laufen durch einen einheitlichen, digitalen Prozess mit klaren Zuständigkeiten, festen Prüfschritten und nachvollziehbaren Entscheidungen. Vom Eingang bis zur Zahlung gibt es keine Medienbrüche, keine Zuruf-Freigaben und keine Sonderwege. Genau dieses Zielbild zerlegen wir im nächsten Schritt in konkrete, umsetzbare Prozessbausteine.
Schritt 1 – Rechnungseingang standardisieren
Wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle verteilt eingehen, einzeln weitergeleitet werden oder in persönlichen Postfächern landen, fehlt schnell der Überblick. Deshalb sollte dein erster Schritt immer sein, den Eingang klar zu strukturieren und zu vereinheitlichen.
Kanäle bündeln
Rechnungen kommen oft per Mail, PDF-Download, Lieferantenportal oder noch per Post. Ziel sollte sein, diese Wege so weit wie möglich zu reduzieren und zu bündeln. Je weniger Eingangskanäle existieren, desto geringer ist das Risiko für verlorene oder verspätet bearbeitete Belege. Definiere einen Standardweg — und kommuniziere ihn konsequent nach innen und außen.
Zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse
Richte eine zentrale Mailadresse für den Rechnungseingang ein (z. B. rechnung@…). Diese Adresse sollte nicht an eine einzelne Person gebunden sein, sondern vom Prozess bzw. vom Team getragen werden. Idealerweise ist sie direkt an dein Buchhaltungs- oder Workflow-Tool angebunden, sodass Belege automatisch importiert werden können. Weiterleitungen aus privaten Postfächern sollten die Ausnahme bleiben. Alle Lieferanten sollten darauf gebrieft werden, Rechnungen nur an diese Adresse zu verschicken.
Rechnungscrawler und Postfach-Import anbinden
Für Plattformen und Lieferantenportale, die Rechnungen nicht aktiv versenden, sondern nur zum Download bereitstellen (z. B. Marktplätze oder SaaS-Anbieter), kann ein Rechnungscrawler eingesetzt werden. Dieser ruft Rechnungen automatisiert aus solchen Portalen ab und schließt so eine typische Prozesslücke: Rechnungen müssen nicht mehr manuell gesucht und heruntergeladen werden, sondern werden automatisiert eingesammelt und in den weiteren Workflow übergeben.
Papierbelege vermeiden
Papierrechnungen sind einer der größten Prozessbremsen. Wo immer möglich, solltest du Lieferanten auf digitale Rechnungsstellung umstellen. Wenn Papier nicht vermeidbar ist, braucht es einen klaren Scan- und Importprozess mit fester Zuständigkeit und zeitnaher Digitalisierung. Ziel bleibt: Der weitere Workflow läuft vollständig digital.
Schritt 2 – Rechnungsfreigabe aufsetzen
In diesem Schritt wird die Rechnung digital an den zuständigen Fachbereich übergeben und dort sachlich geprüft und freigegeben. Erst freigegebene Rechnungen gehen anschließend weiter in das Buchhaltungssystem.
Diese Prüfung liegt fachlich meist nicht in der Buchhaltung, sondern im jeweiligen Fachbereich. Im Freigabetool bestätigt der Fachbereich, dass die Leistung in Anspruch genommen wurde und die inhaltlichen Angaben der Rechnung plausibel sind. Die Freigabe wird direkt am Dokument erteilt und automatisch protokolliert.
Digitale Buchhaltungslösung für Verarbeitung
Die eigentliche Weiterverarbeitung übernimmt deine digitale Buchhaltungslösung. Dort werden die Rechnungen automatisiert ausgelesen, vorerfasst und für die nächsten Prozessschritte vorbereitet. Typische Funktionen sind die Texterkennung (OCR), das automatische Erkennen von Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag sowie Vorschläge für Kontierung und Steuerlogik auf Basis bestehender Buchungsregeln. Gleichzeitig prüfen viele Systeme eingehende Belege auf mögliche Duplikate, damit doppelt eingereichte Rechnungen nicht versehentlich doppelt bezahlt werden. Dadurch entsteht eine durchgängige digitale Belegbasis, auf der alle weiteren P2P-Schritte zuverlässig aufsetzen können.
Im nächsten Schritt folgt die formale und sachliche Rechnungsprüfung — also die Frage, ob eine Rechnung korrekt gestellt wurde und inhaltlich zur erbrachten Leistung passt.
Schritt 3 – Belegerfassung im Buchhaltungstool
Nach der sachlichen Freigabe wird die Rechnung an das Buchhaltungstool übergeben und dort strukturiert erfasst. Ab diesem Punkt liegt der Prozess in der Buchhaltung: Der Beleg wird systemseitig ausgelesen, geprüft und für die weitere Verbuchung vorbereitet. Ziel dieses Schritts ist eine vollständige, saubere und nachvollziehbare Belegdatenbasis.
Formale Prüfung der Rechnung
Im Rahmen der Belegerfassung erfolgt die formale Prüfung der Rechnung. Dabei wird kontrolliert, ob die notwendigen Pflichtangaben vorhanden sind und die Rechnung grundsätzlich buchhalterisch verwertbar ist. Unvollständige oder fehlerhafte Belege werden an dieser Stelle erkannt und zur Klärung zurückgegeben, bevor sie weiterverarbeitet werden.
Einfache Belegerfassung durch digitale Features
Moderne Buchhaltungslösungen unterstützen die Belegerfassung durch automatische Texterkennung (OCR). Dabei werden zentrale Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuerinformationen direkt aus dem Dokument ausgelesen und als Buchungsvorschlag vorbelegt. Diese Angaben werden anschließend geprüft und bei Bedarf korrigiert — statt manuell neu erfasst.
Schritt 4 – Kontierung & Kostenstellen
Im Zuge der Belegerfassung im Buchhaltungstool erfolgt direkt auch die Kontierung der Rechnung. Neben Sachkonto und Steuerlogik gehört dazu auch die Zuordnung zu Kostenstellen, Projekten oder Kostenträgern — sofern du mit einer Kostenstellenstruktur arbeitest. Diese Zuordnung sorgt dafür, dass Kosten später nicht nur nach Kostenart, sondern auch nach Bereichen, Teams oder Geschäftsaktivitäten auswertbar sind.
Schritt 5 – Zahlungsprozess strukturieren
Nachdem die Rechnung freigegeben, erfasst und kontiert wurde, folgt die Zahlungsabwicklung. Dieser Schritt sollte systemgestützt und direkt aus dem Buchhaltungsprozess heraus erfolgen — nicht manuell im Online-Banking deiner Bank. Zahlungen sollten direkt am Rechnungsbeleg angestoßen werden können.
Der Zahlungsprozess sollte einen regelmäßigen Zahllauf umfassen. Dabei werden fällige und freigegebene Rechnungen in einem definierten Rhythmus geprüft und bezahlt. Das schafft Verlässlichkeit im Ablauf und klare Prozessstruktur.
Schritt 6 – Zahlungen verbuchen und Bankabgleich
Nach der Ausführung der Zahlungen folgt der Bankabgleich im Buchhaltungstool. Dabei werden die tatsächlichen Bankbewegungen mit den offenen Rechnungen und ausgelösten Zahlungen abgeglichen. Ziel ist, dass jede Zahlung korrekt zugeordnet und der offene Posten sauber geschlossen wird.
Moderne Buchhaltungslösungen unterstützen den Abgleich über Bankimporte oder Schnittstellen. Zahlungsein- und -ausgänge werden automatisch erkannt und passenden Belegen zugeordnet. Offene Posten werden dadurch zuverlässig ausgeglichen, ohne dass jede Zahlung manuell nachgebucht werden muss.
Mit dem erfolgreichen Bankabgleich ist der P2P-Vorgang pro Rechnung abgeschlossen: Eingang, Freigabe, Erfassung, Kontierung und Zahlung sind vollständig dokumentiert und systemseitig nachvollziehbar. Damit ist die Grundlage für korrektes Reporting und eine prüfungssichere Belegkette geschaffen.
Typische Fehler im P2P-Prozess
Auch mit guten Tools entstehen im Purchase-to-Pay-Prozess schnell Schwachstellen — meist durch unklare Abläufe und Medienbrüche. Die folgenden Fehlerbilder treten besonders häufig auf.
Mehrere, unkoordinierte Rechnungseingänge
Rechnungen gehen parallel über persönliche Postfächer, Portale und Papier ein. Es gibt keine zentrale Sammelstelle. Belege werden übersehen, verspätet erfasst oder doppelt verarbeitet.
Freigaben außerhalb des Systems
Rechnungen werden per E-Mail, Chat oder Zuruf freigegeben statt über das Freigabetool. Der Freigabestatus ist nicht nachvollziehbar, Entscheidungen sind nicht dokumentiert.
Keine klare Trennung von Fachprüfung und Buchhaltung
Die Buchhaltung klärt inhaltliche Fragen zur Leistung oder gibt Rechnungen faktisch selbst frei. Der Fachbereich ist nicht sauber eingebunden. Das führt zu Rückfragen, Verzögerungen und falschen Freigaben.
Zahlung ohne Systembezug
Überweisungen werden direkt im Online-Banking ausgelöst, ohne Bezug zum Beleg im Buchhaltungstool. Zahlung und Rechnung sind nicht sauber verknüpft, der Bankabgleich wird aufwendiger und fehleranfälliger.
Uneinheitliche Kontierung und fehlende Kostenstellen
Konten und Kostenstellen werden nicht konsistent verwendet. Dadurch verlieren Auswertungen an Aussagekraft und das Reporting wird unzuverlässig.
Tool-Stack für einen digitalen Rechnungsworkflow
Ein stabiler P2P-Prozess basiert nicht auf einem einzelnen Tool, sondern auf einem klar abgestimmten Tool-Stack. Entscheidend ist, dass die einzelnen Bausteine sauber zusammenspielen und die Prozessschritte ohne Medienbruch unterstützen — vom Rechnungseingang bis zum Bankabgleich.
Rechnungseingang & Rechnungscrawler
Für den gebündelten Rechnungseingang brauchst du eine zentrale Struktur — typischerweise eine Rechnungs-Emailadresse. Ergänzend können spezialisierte Crawler-Tools eingesetzt werden, um Rechnungen automatisiert aus Plattformen abzurufen, auf denen sie nur zum Download bereitstehen.
Rechnungsfreigabetool
Ein Rechnungsfreigabetool steuert die sachliche Prüfung durch den Fachbereich. Rechnungen werden dort digital vorgelegt, geprüft und freigegeben oder zurückgegeben. Die Entscheidung wird direkt am Beleg dokumentiert.
Buchhaltungstool
Das Buchhaltungstool ist die zentrale Verarbeitungsinstanz für freigegebene Rechnungen. Hier erfolgen Belegerfassung, OCR-Auslesen, formale Prüfung, Kontierung und Kostenstellenzuordnung. Gleichzeitig werden offene Posten geführt und der Zahlungsstatus verwaltet.
Zahlungsfunktion im Buchhaltungssystem
Der Zahlungsprozess sollte direkt im Buchhaltungstool angestoßen werden können — idealerweise am einzelnen Beleg. So bleiben Rechnungsdaten, Zahlung und Offene-Posten-Ausgleich systemseitig verknüpft.
Bankanbindung
Eine Bankanbindung oder ein regelmäßiger Bankimport sorgt dafür, dass Zahlungen automatisch ins Buchhaltungssystem zurückgespielt werden. Der Abgleich mit offenen Posten erfolgt systemgestützt. Dadurch wird der P2P-Vorgang je Rechnung vollständig geschlossen und korrekt dokumentiert.
Reporting-Anbindung
Die Buchhaltungsdaten aus dem P2P-Prozess sollten automatisch in dein Reporting oder BI-System fließen. Am einfachsten ist eine direkte Schnittstelle zwischen Buchhaltungstool und Reporting-Lösung. Voraussetzung dafür ist eine saubere Kontierung — dann entsteht Reporting ohne manuelle Exporte oder Nebenlisten.
Fazit: Ein sauberer P2P-Prozess zahlt sich mehrfach aus
Ein sauber aufgesetzter Purchase-to-Pay-Prozess sorgt dafür, dass Rechnungen nicht mehr „durchgereicht“, sondern systematisch verarbeitet werden. Vom zentralen Rechnungseingang über Freigabe, Belegerfassung und Kontierung bis zur Zahlung und zum Bankabgleich entsteht ein durchgängiger, digital unterstützter Ablauf mit klaren Verantwortlichkeiten und belastbaren Daten.
Der größte Hebel liegt nicht in einzelnen Tools, sondern in der klaren Prozessstruktur: zentrale Sammlung, Freigabe im Workflow, Verarbeitung im Buchhaltungstool und Zahlung direkt am Beleg. So reduzierst du Fehler, vermeidest Medienbrüche und schaffst eine verlässliche Grundlage für Reporting und Liquiditätssteuerung.
