Finance Team aufbauen im Startup: Dein Guide zur optimalen Finanzabteilung
- Fabian
- 6. Mai
- 10 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 4. Sept.
Viele Gründer:innen starten mit externer Steuerberatung oder simplen Buchhaltungslösungen. Doch sobald dein Startup wächst, nehmen Komplexität und Reporting-Bedarf rasant zu: Zahlreiche Belege, Verträge und Abo-Buchungen stapeln sich, während eure Finanzprozesse oft noch am Gründer oder externen Berater hängen – meist in endlosen Excel-Tabellen.
Investoren erwarten professionelle Reports und knackige Kennzahlen auf Knopfdruck. Genau hier kommt dein internes Finance Team ins Spiel: Mit der richtigen optimalen Finance Struktur steigert ihr Transparenz, beschleunigt Entscheidungen und minimiert Abstimmungsaufwand.
In diesem Artikel stellen wir dir vor, wie du Schritt für Schritt dein Finanzabteilung aufbauen kannst, von der Seed-Phase bis zur Wachstumsphase, und so die Weichen für nachhaltiges Wachstum stellst.
Inhalt
Bist du schon bereit für ein internes Finance Team?
In der Aufbauphase deines Startups reicht oft ein externer Steuerberater, um die ersten Buchungen und Steuererklärungen zu stemmen. Doch während dein Produkt wächst und sich dein Startup auf die nächste Finanzierungsrunde zubewegt, wird aus der kleinen Dateiordner-Lösung schnell ein Engpass. Doch wann und warum ist der richtige Zeitpunkt, von der externen Steuerberatung zu deinem eigenen Finance Team zu wechseln – und welche Zwischenlösungen dir helfen, den Übergang reibungslos zu gestalten.
Externer Steuerberater als Einstiegslösung
Ein externer Steuerberater punktet vor allem mit Flexibilität und geringen Fixkosten. Gerade in der frühen Phase, wenn ihr noch kein klares Produkt oder Konzept vorzeigen könnt, ist es sinnvoll, Buchhaltung und Steuerfragen extern zu vergeben. Allerdings fehlt dir hier der Echtzeiteinblick: Entscheidest du heute über Budgetanpassungen, musst du erst auf den nächsten Report warten (was bei einem Steuerberater mit einem Zeitversatz von bis zu 2 Monaten verbunden sein kann). Das Hemmnis in der Abstimmung kann bedeuten, dass du Wachstumschancen verpasst oder Reports für Investoren zu spät lieferst.
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Kurz- und langfristige Übergangslösung: Fractional CFO
Die perfekte Brücke zwischen externer Beratung und komplett internem Team ist eine Hybridstruktur: Du behältst deinen Steuerberater oder Lohnbuchhalter für klassische Tasks wie Payroll und Jahresabschluss, während ein interner Controller das operative Reporting, Controlling und die Finanzplanung übernimmt. So sparst du Kosten, gewinnst gleichzeitig aber Unternehmensnähe und reagierst agil auf Marktanforderungen.
Wenn du noch nicht ausreichend Budget für einen Vollzeit-CFO hast, aber schon jetzt erfahrene Expertise für deine Finanzierungsrunde brauchst, ist ein Fractional CFO deine Geheimwaffe. Als Teilzeit- oder Interim-Manager bringt er die nötige Erfahrung für Investoren-Gespräche, strategische Finanzplanung und KPI-Definition mit – ohne dass du direkt eine feste Stelle besetzen musst. So bleibt dein Startup flexibel und du profitierst von einem professionellen Blick auf deine Zahlen.
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Warum und wann ein internes Team unverzichtbar wird
Sobald dein Startup, im Finanzierungskontext vermutlich zwischen Seed und Series A, an Fahrt gewinnt, steigt die Anzahl der Belege, Verträge und Abo-Buchungen exponentiell. Dann wird es in der Regel Zeit für ein internes Finance Team: Mit direkter Kommunikation kannst du in Stunden statt Tagen auf neue Anforderungen reagieren. Dein Team kennt das Geschäftsmodell in- und auswendig und liefert dir Dashboards und Forecasts, die sofort handlungsfähig sind. Der Preis dafür sind zwar fixe Personalkosten und ein gewisser Einarbeitungsaufwand, doch die gewonnenen Insights und die Geschwindigkeit der optimalen Finance Struktur zahlen sich schon bei der nächsten Due-Diligence aus.
Rollen und Zuständigkeiten im Finance Team
Bevor wir dir eine konkrete optimale Struktur für deine Finanzabteilung aufzeichnen, schaffen wir zunächst Klarheit darüber, welche Rollen dein Team in den beiden Kernbereichen Buchhaltung und Controlling übernehmen muss – ergänzt durch eine übergreifende Rolle, die beide Welten verbindet.
Leitende und übergreifende Rollen einer Finanzabteilung
Chief Financial Officer (CFO) oder Head of Finance
Der CFO oder Head of Finance trägt die Gesamtverantwortung für die Finanzstrategie deines Startups. Neben der Gesamtverantwortung für Buchhaltung und Controlling steuert er Budgetplanung und Liquiditätsmanagement, führt Investor:innen-Gespräche und bereitet deine Kapitalrunden vor. In der Early-Stage kann ein Fractional CFO diese Rolle zunächst auf Teilzeit- oder Interim-Basis übernehmen, um später in eine Vollzeit-Position überzugehen.
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Finance Manager
Der Finance Manager vereint zwei Welten in einer Schlüsselrolle: Er trägt nicht nur die Verantwortung für die laufende Finanzbuchhaltung, sondern steuert gleichzeitig sämtliche Controlling-Aktivitäten.
Die Quintessenz dieser Rolle ist ihre Vielseitigkeit – sie erfordert tiefgehendes Fachwissen in beiden Bereichen und ein hohes Maß an Kommunikationsgeschick, um zwischen operativen Anforderungen und strategischen Zielen zu vermitteln. Gerade in Startups ist es eine Herausforderung, Kandidat:innen zu finden, die sowohl das Tagesgeschäft der Buchhaltung sicher beherrschen als auch komplexe Controlling-Analysen liefern können.
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Typische Rollen in der Buchhaltung eines Startups und KMUs
Die Buchhaltung, also ganz vereinfacht das Verarbeiten von Ein- und Ausgangsrechnungen, erfasst alle Geschäftsvorfälle, sorgt für gesetzeskonforme Abschlüsse und schafft die verlässliche Datenbasis, auf der Controlling und strategische Entscheidungen fußen.
Accountant
Der Accountant ist die Allround-Kraft für die tägliche Finanzbuchhaltung. Er erfasst und kontiert sämtliche Geschäftsvorfälle, führt Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung durch, stimmt Bankkonten ab und organisiert den Zahlungsverkehr. Zudem bereitet er grundlegende Steuerdokumente vor und unterstützt bei Monatsabschlüssen, indem er alle Belege lückenlos dokumentiert und bei Abweichungen erste Klärungen vornimmt.
Senior Accountant
Der Senior Accountant übernimmt neben den klassischen Buchhaltungsaufgaben die Verantwortung für Monats- und Quartalsabschlüsse nach HGB oder IFRS. Er führt Abweichungsanalysen durch, optimiert Buchungsprozesse, koordiniert externe Wirtschaftsprüfungen und fungiert als Mentor für Junior-Accountants. Darüber hinaus ist er zentraler Ansprechpartner für steuerliche Fragestellungen und arbeitet eng mit dem Head of Finance zusammen.
Head of Accounting
Der Head of Accounting leitet das gesamte Buchhaltungsteam und definiert Standards und Prozesse. Er überwacht die fristgerechte Vorbereitung von Jahresabschlüssen, stellt die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sicher und verantwortet die Koordination mit Steuerberatern, Auditor:innen und Behörden. Als Schnittstelle zum CFO sorgt er dafür, dass die Buchhaltungsinfrastruktur skalierbar bleibt und zukünftiges Wachstum abbilden kann.
Typische Rollen im Controlling eines Startups und KMUs
Im Controlling werden die von der Buchhaltung gelieferten Daten in aussagekräftige Reports und Planungsinstrumente überführt. Controlling umfasst sowohl rückblickende als auch vorausschauende Analysen – teilweise unterscheidet man dabei zwischen Management Accounting (rückblickende Abbildung vergangener Geschäftsvorfälle) und Financial Planning & Analysis (vorausschauende Planung und Szenario-Analysen). Es gibt unter anderem folgende Rollen.
Financial Controller
Der Financial Controller übernimmt das Management Accounting: Er konsolidiert die Buchhaltungsdaten, stellt Monats- und Quartalsabschlüsse fertig und erstellt präzise GuV-, Bilanz- und Cashflow-Reports. Mit tiefgehenden Abweichungsanalysen identifiziert er Kosten- und Ertragstreiber, deckt Optimierungspotenziale auf und liefert konkrete Handlungsempfehlungen für Gründer:innen und das Management.
FP&A Manager
Der FP&A Manager repräsentiert den Bereich Financial Planning & Analysis und gestaltet die vorausschauende Steuerung deines Startups. Er entwickelt fundierte Forecasts, modelliert verschiedene Finanzszenarien und definiert ein skalierbares KPI-Framework. In Budgetworkshops sorgt er dafür, dass alle Geschäftsbereiche ihre Ziele verstehen und verbindliche Pläne vereinbaren. Seine Analysen sichern die strategische Ausrichtung und bereiten dich optimal auf Investor:innen-Gespräche vor.
Prozesse und Tools: So entwickelst du dein Finance Setup mit für die optimale Finanzabteilung
Der Aufbau deines Finance Teams allein reicht nicht – du musst gleichzeitig die passenden Prozesse und Tools schaffen. Gerade in Startups wachsen Belegmengen, Reporting-Anforderungen und Komplexität oft schneller als das Team. Deshalb sollte das Tool Setup deiner Finanzabteilung stufenweise mitentwickelt werden: von einfachen, manuellen Lösungen bis hin zu integrierten, automatisierten Systemen.
Phase 1 – Erste Struktur: Manuelle Buchhaltung und einfache Reports
In der Anfangsphase reicht oft eine einfache Struktur: Belege werden manuell gesammelt und in (digitalen) Ordnern abgelegt, die Buchhaltung erfolgt extern über den Steuerberater. Reports entstehen meist in Excel – pragmatisch, aber fehleranfällig und wenig skalierbar.
Tools: Geteilte Cloud-Ordner, Excel-Tabellen, einfache Buchhaltungslösungen.
Phase 2 – Professionalisierung: Automatisierung von Buchhaltung und Reporting
Sobald Umsatz, Teamgröße und Transaktionsvolumen steigen, wird eine manuelle Abwicklung schnell zum Risiko. Jetzt solltest du Buchhaltungssoftware mit OCR-Erkennung einsetzen, Zahlungsläufe direkt über das System steuern und deine Reporting-Prozesse standardisieren.
Tools: Digitale Buchhaltungsplattformen (z.B. Buchhaltungsbutler), Zahlungsverkehrsintegration, erste BI-Lösungen wie Power Query.
Phase 3 – Skalierung: Integrierte Finance- und BI-Landschaft
Ab der Series A – oder bei komplexeren Strukturen – brauchst du eine vollständig integrierte Finance-Architektur. Dazu gehören spezialisierte Planungs- und Reporting-Tools, die Echtzeitdaten verarbeiten, sowie durchgängige Prozesse vom Einkauf bis zum Monatsabschluss.
Tools: Advanced Planning Tools, leistungsfähige BI-Systeme (z.B. Power BI), Workflow-Tools für Belegfreigabe und Zahlungsprozesse.
Finance Team aufbauen: Schritt für Schritt zur optimalen Struktur deiner internen Finanzabteilung
Ein professionelles Finance Team wird mit zunehmender Größe deines Unternehmens unverzichtbar. In der Anfangsphase reichen flexible Lösungen aus – doch je weiter du wächst, desto wichtiger werden klare Zuständigkeiten, spezialisierte Rollen und professionelle Systeme. Der richtige Aufbau hängt dabei eng mit der Mitarbeiterzahl und – bei Startups – mit der jeweiligen Finanzierungsrunde zusammen. Hier zeigen wir dir, wie du dein Finance Team systematisch aufbaust. Je nach Geschäftsmodell kann es aber auch schon früher oder erst später Sinn ergeben, weitere Strukturen zu entwickeln.
Aufbauphase (bis ca. 50 Mitarbeitende)
Start mit externen Lösungen und einem ersten internen Ansprechpartner
In der frühen Unternehmensphase geht es vor allem darum, Ordnung in die Finanzen zu bringen, ohne sofort ein großes internes Team aufzubauen. Häufig übernehmen zunächst externe Dienstleister oder Steuerberater die Buchhaltung und werden später ergänzt durch eine Teilzeitkraft oder einen ersten internen Finance Manager. Diese Person kümmert sich sowohl um die tägliche Buchhaltung als auch um erste Reporting-Aufgaben und bringt so Struktur in deine Finanzen. In dieser Phase bietet sich auch die Zusammenarbeit mit einem Fractional CFO an.
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Aufgaben und Tools in der frühen Phase
Zu den wichtigsten Aufgaben gehören die Organisation der Belegablage, die Unterstützung im Zahlungsverkehr sowie das Aufsetzen einfacher Liquiditätsplanungen und Reportings. Erste Forecasts und Budgetübersichten entstehen häufig in Zusammenarbeit mit den Gründern selbst.Digitale Buchhaltungstools wie Lexoffice, sevDesk oder Buchhaltungsbutler helfen dabei, Belege effizient zu erfassen und erste Workflows zu etablieren. Für das Reporting reicht anfangs oft eine Excel-basierte Lösung oder ein einfaches BI-Tool.
Skalierungsphase (ab ca. 50 Mitarbeitende)
Aufbau eines spezialisierten Finance Teams
Mit dem Wachstum deines Unternehmens steigen die Anforderungen an Genauigkeit, Transparenz und Geschwindigkeit. Ab etwa 50 Mitarbeitenden wird es Zeit, die ersten spezialisierten Rollen im Finance-Team zu etablieren. Ein kleines internes Accounting-Team – bestehend aus einem Buchhalter und ggf. einem Senior Accountant – sorgt für die saubere Verbuchung und Abschlüsse. Parallel dazu sollte eine erste Controlling- oder FP&A-Ressource aufgebaut werden, um Forecasts, Budgets und Reportings systematisch weiterzuentwickeln.
Prozesse und Systeme in der Skalierungsphase
Neben der Trennung von Accounting und Controlling solltest du jetzt auch Tools für Zahlungsverkehr und Genehmigungsworkflows einführen. OCR-Belegerkennung automatisiert den Rechnungseingang, und erste integrierte Reportinglösungen helfen dabei, Finanzkennzahlen effizient auszuwerten.Auch Due-Diligence-Vorbereitungen für weitere Finanzierungsrunden rücken stärker in den Fokus. Ein Fractional oder Interim-CFO kann in dieser Phase weiterhin wichtige Impulse für Strategie und Investor Relations geben.
Wachstumsphase (ab ca. 100 Mitarbeitende)
Ausbau des Finance-Teams in spezialisierte Einheiten
Sobald dein Unternehmen mehr als 100 Mitarbeitende zählt, reicht eine kleine Finanzabteilung nicht mehr aus. Jetzt braucht es eine klare Struktur mit spezialisierten Teams: Ein eigenständiges Accounting-Team unter Leitung eines Head of Accounting übernimmt alle Aufgaben rund um Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse. Parallel dazu etabliert sich eine FP&A- und Controlling-Abteilung, die sich voll auf Planung, Analyse und Reporting konzentriert.Ein Vollzeit-CFO wird notwendig, um die strategische Steuerung der Finanzen, den Ausbau der Governance und die Investor Relations auf ein professionelles Niveau zu heben.
Professionelle Tools und Systeme für skalierbare Prozesse
In dieser Phase solltest du, je nach Geschäftsmodell, ein passendes und skalierbares ERP-System einführen. Für die Finanzplanung und das Reporting bieten spezialisierte Tools enorme Vorteile gegenüber klassischen Excel-Lösungen. Automatisierungen im Bereich der Buchhaltung und ein ausgereiftes BI-System sichern die Effizienz und Transparenz der gesamten Finanzprozesse.
Bis etwa 50 Mitarbeitende reichen flexible Strukturen mit externer Unterstützung und einem internen Allrounder. Ab der Skalierungsphase werden spezialisierte Rollen im Accounting und Controlling notwendig. Und mit wachsender Größe – ab ca. 100 Mitarbeitenden – ist ein vollständiges, professionell aufgestelltes Finance-Team samt CFO und skalierbarer Systemlandschaft unverzichtbar.
Häufige Fehler und wie du sie vermeidest
Der Aufbau eines internen Finance Teams ist ein großer Schritt – und wie bei jedem Wachstumskurs lauern einige Stolpersteine. Hier zeigen wir dir typische Fehler und geben dir Tipps, wie du sie von Anfang an vermeiden kannst.
Zu spätes Aufbauen interner Strukturen einer Finanzabteilung
Viele Gründer:innen verlassen sich zu lange ausschließlich auf externe Partner. Spätestens mit wachsendem Umsatz, Teamgröße und ersten Investoren steigen jedoch die Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Detailtiefe der Finanzprozesse.
Unser Tipp: Starte frühzeitig mit einem flexiblen Modell, etwa einem Teilzeit-Finanzmanager oder einer internen Schnittstelle zum Steuerberater.
Falsche Erwartungen an den ersten Finance Hire
Gerade in der Anfangsphase wird häufig ein „Alleskönner“ gesucht, der Buchhaltung, Controlling und vielleicht noch Investor Relations übernimmt. Das überfordert die meisten Kandidaten – oder führt dazu, dass Aufgaben auf der Strecke bleiben.
Unser Tipp: Definiere klare Prioritäten: Was muss jetzt intern erledigt werden, was kann weiterhin ausgelagert bleiben?
Keine sauberen Prozesse und Dokumentationen
Wer zu sehr auf Einzelpersonen setzt, riskiert Know-how-Verlust bei Mitarbeiterwechseln oder Krankheit. Außerdem entstehen Ineffizienzen, wenn Prozesse nicht dokumentiert und automatisiert werden.
Unser Tipp: Setze früh auf klar definierte Workflows und dokumentierte Standards – auch, wenn das im Tagesgeschäft mühsam erscheint.
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Tools im Finance Team nicht mitgedacht
Viele Startups wachsen schnell – und merken irgendwann, dass ihre Finanz-Tools nicht skalieren oder schlecht miteinander integriert sind. Nachträgliche Umstellungen kosten Zeit und Geld.
Unser Tipp: Denke bei der Auswahl von Buchhaltungs- und Reporting-Tools immer ein bis zwei Wachstumsstufen voraus.
Fazit: So baust du dein Finance Team richtig auf
Ein starkes Finance Team entsteht nicht über Nacht – sondern wächst schrittweise mit deinem Unternehmen. Der Schlüssel liegt darin, frühzeitig die richtigen Grundlagen zu schaffen: Klare Aufgabenverteilungen, pragmatische Prozesse und eine passende Tool-Landschaft.Statt sofort alle Rollen zu besetzen, solltest du in den ersten Phasen auf flexible Allrounder oder externe Unterstützung setzen. Mit zunehmendem Wachstum lohnt sich dann der strukturierte Aufbau spezialisierter Teams für Buchhaltung, Controlling und Finanzstrategie.Wer strategisch plant und typische Fehler vermeidet, schafft eine skalierbare Finanzorganisation, die nicht nur Investoren beeindruckt, sondern auch das Wachstum deines Unternehmens nachhaltig unterstützt.
Starte professionell: Buchhaltung outsourcen, Finanzstrategie aufbauen. Wir unterstützen dich flexibel – von der ersten Belegerfassung bis zum Investorenreporting. Jetzt kostenloses Erstgespräch sichern!
Häufige Fragen (FAQs) rund um den Aufbau einer internen Finanzabteilung
Wann sollte ich anfangen, ein eigenes Finance Team aufzubauen?
Sobald dein Unternehmen wächst – etwa ab 20 Mitarbeitenden oder ersten Investorengesprächen – solltest du über interne Strukturen nachdenken. Anfangs reicht oft eine Teilzeitkraft oder externe Unterstützung.
Wer ist der erste wichtige Hire im Finance Team?
In der Regel startest du mit einem Finance Manager oder einem generalistischen Buchhalter, der sowohl die operative Buchhaltung als auch erste Reporting-Aufgaben übernimmt.
Sollte ich Buchhaltung und Controlling sofort trennen?
Nicht unbedingt. Gerade in der Frühphase übernimmt oft eine Person beide Bereiche. Mit zunehmendem Wachstum (ca. ab 50 Mitarbeitenden, aber anhängig vom Geschäftsmodell) lohnt sich die Spezialisierung in separate Buchhaltungs- und Controlling-Teams.
Welche Tools brauche ich für eine gute Finanzstruktur?
Am Anfang reichen ein Buchhaltungstool (z.B. für Belegverwaltung und Zahlungsverkehr) und einfache Excel-Reports. Später kommen spezialisierte Controlling-Tools, Business-Intelligence-Lösungen und integrierte ERP-Systeme hinzu.
Wann brauche ich einen CFO?
Einen Vollzeit-CFO benötigst du meistens erst ab Series A oder komplexen Strukturen. Vorher kann ein Fractional CFO oder ein erfahrener Head of Finance ausreichen, um Strategie, Planung und Investor Relations abzudecken.
