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  • Fabian

Rechnungen leicht gemacht: Anforderungen, Sonderregelungen und alles Wichtige im Überblick!

Aktualisiert: 8. Juli


Stapel Papier auf Laptop

Eine Rechnung ist ein Beleg, mit dem ein Unternehmer seinen Kunden über das aufgrund des Kaufvertrags fällige Entgelt informiert. In einer Rechnung werden Lieferungen oder sonstige Leistungen an einen Kunden abgerechnet. Sie muss daher alle wichtigen Angaben zu Leistung, Zahlung, Verkäufer und Käufer enthalten.

Der Unternehmer der die Leistung/Lieferung erbringt wird auch als Leistender oder Leistungserbringer, der Kunde der die Leistung empfängt als Leistungsempfänger oder -bezieher bezeichnet.



Inhalt




 



Anforderungen


Die genauen Anforderungen an Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Danach muss eine Rechnung unter anderem folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,

  • die dem leistenden Unternehmer erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID,

  • das Ausstellungsdatum,

  • eine fortlaufende Rechnungsnummer,

  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,

  • den Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung

  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts (Rabatte, Skonti, etc),

  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt



Wenn eine Rechnung nicht den Anforderungen des § 14 UStG entspricht, kann diese zwar als Beleg gelten, allerdings kann auf der Basis dieses Dokuments keine Vorsteuer gezogen werden.

Rechnungsnummer



Auch an die Rechnungsnummer gibt es bestimmte Anforderungen. Es muss sich um eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen handeln, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.

Es können sowohl Buchstaben als auch Zahlen verwendet werden.




Besondere Arten von Rechnungen

Von den Anforderungen an Rechnung gibt es einige Ausnahmen.



Kleinstbetragsrechnung: Rechnungen unter 250 EUR


Bei Rechnungen über einen Betrag von maximal 250 EUR (inklusive Umsatzsteuer) gelten vereinfachte Anforderungen. Folgende Angaben sind ausreichend:

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers; der Empfänger der Leistung muss nicht angegeben werden

  • Ausstellungsdatum

  • Menge und Art der erbrachten Leistung

  • Bruttobetrag; der Umsatzsteuerbetrag muss nicht separat ausgewiesen werden, aber der Steuersatz (7% oder 19%), ggf. ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung



Abschlagsrechnung: Rechnung für Teilleistung


Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, die für eine Teilleistung oder einen Teilbetrag einer größeren Dienstleistung oder Lieferung ausgestellt wird. Sie wird normalerweise in Situationen verwendet, in denen ein Teil der Leistung oder Lieferung erst zu einem späteren Zeitpunkt vollständig erbracht wird.


Die Angaben auf einer Abschlagsrechnung sind mit den gewöhnlichen Rechnungen identisch. Essenziell ist der Hinweis, dass es sich bei Rechnung um eine Abschlagszahlung handelt.



Reverse-Charge: Rechnung innerhalb der EU


Eine weitere Ausnahme sind sogenannte Reverse-Charge Rechnungen.

Die Reverse-Charge-Rechnung (auch bekannt als Umkehrung der Steuerschuldnerschaft) ist ein Mechanismus zur Handhabung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Transaktionen zwischen Unternehmen in der Europäischen Union (EU). Im deutschen Recht ist sie in § 13b UStG geregelt.


Bei einer Reverse-Charge-Rechnung wird die Umsatzsteuerschuld vom Leistungsempfänger, nicht vom Leistungserbringer, übernommen. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer auf die erhaltene Dienstleistung oder Ware in seiner eigenen Umsatzsteuererklärung deklarieren und zahlen muss, anstatt dass der Leistungsanbieter die Umsatzsteuer berechnet und an die Steuerbehörden abführt.

Die Umsatzsteuer wird dabei sofort als Vorsteuer abgesetzt, damit gleichen sich Umsatzsteuer und Vorsteuer aus, d.h. dass kein Geld fließt.


Bei einer Reverse-Charge-Rechnung wird nur der Nettobetrag in Rechnung gestellt.

Neben den Anforderungen einer normalen Rechnung ist der Vermerk, dass es sich um Reverse-Charge handelt, die USt-ID beider Parteien notwendig.



Drittland - Rechnung außerhalb der EU


Rechnungen an Unternehmen außerhalb der EU werden in der Regel ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Diese Leistungen sind in Deutschland nach § 4 Nr. 1 a) UStG grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Inhaltlich müssen die Rechnungen die üblichen Pflichtangaben enthalten, die in Deutschland vorgeschrieben sind (siehe Anforderungen).


Grundsätzlich gilt jedoch Folgendes: Bei einer Rechnung in ein Nicht-EU-Land (Drittland) muss nach 14.5 Abs. 20 UStAE ein Hinweis auf die umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferung erfolgen. Es genügt ein Hinweis in umgangssprachlicher Form, z.B. "Ausfuhr" oder "steuerfreie Ausfuhrlieferung".




Wann bin ich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen?


Die Pflicht, eine Rechnung auszustellen, besteht nur gegenüber juristischen Personen. Hier muss die Rechnung vom leistenden Unternehmer innerhalb von 6 Monaten ausgestellt werden.


An Privatpersonen müssen Rechnungen nur ausgestellt werden, wenn diese darauf besteht (oder eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wird, § 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Da Rechnungen im Falle eines Rechtsstreits als eindeutige Belege dienen, empfiehlt es sich, auch gegenüber Privatpersonen Rechnungen auszustellen.

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