Ein Thema, dass mit sehr regelmäßigem und nicht zu verachtenden bürokratischem Aufwand verbunden ist, ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Da es keinen Weg um die Umsatzsteuer-Voranmeldung herum gibt (es sei denn du bist Kleinunternehmer), ist es hilfreich sich einmal mit dem Prozess vertraut zu machen.
In diesem Artikel erfährst du, was die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist, wie du sie erstellst und worauf du sonst noch achten solltest.
Inhalt
Wichtige Aspekte und Tipps für die Umsatzsteuer-Voranmeldung Und dann gibt es noch die Umsatzsteuerjahreserklärung… Ist man als Kleinunternehmer:in verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben?
Was ist die Umsatzsteuer?
Die Umsatzsteuer ist eine Steuer auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen. Unternehmen können die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer (sogenannte Vorsteuer) von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehen, sodass die Steuer nur auf den Mehrwert erhoben wird. Dies verhindert eine doppelte Besteuerung und stellt sicher, dass letztlich der Endverbraucher die Steuer zahlt.
Die Pflicht zur Erheben der Umsatzsteuer ist in § 1 UStG geregelt. Danach sind Unternehmer (§ 2 UStG) umsatzsteuerpflichtig, die für Lieferungen und sonstigen Leistungen im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführen.
Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist ein wesentlicher Bestandteil des deutschen Steuerrechts. Unternehmer sind verpflichtet, regelmäßig eine Übersicht ihrer Umsätze und der darauf entfallenden Umsatzsteuer an das Finanzamt zu übermitteln. Dies erfolgt in der Regel monatlich oder vierteljährlich, abhängig von der Höhe des Vorjahresumsatzes. Das Ziel der Umsatzsteuer-Voranmeldung ist es, die Steuerlast gleichmäßig über das Jahr zu verteilen und Liquiditätsengpässe für den Staat zu vermeiden.
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Grundsätzlich muss jeder Unternehmer, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben. Dabei gibt es folgende Unterscheidungen:
Monatliche Abgabe: Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr mehr als 7.500 Euro betragen hat.
Vierteljährliche Abgabe: Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro lag.
Jährliche Abgabe: Existenzgründer im Gründungsjahr und im Folgejahr sowie Unternehmen, deren Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr weniger als 1.000 Euro betragen hat.
Wie erstellt man eine Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung machst du am besten mit der Hilfe einer Buchhaltungssoftware. Diese Funktion ist einer der wesentlichen Gründe, warum die als Unternehmer:in eine Buchhaltungssoftware nutzen solltest, weil es dir die Arbeit erheblich erleichtert und du somit viel Zeit sparst.
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt in mehreren Schritten:
Ermittlung der Umsätze: Sammle alle Einnahmen und Ausgaben des jeweiligen Voranmeldezeitraums. Achte darauf, dass du die korrekten Beträge ohne Umsatzsteuer (Nettobeträge) und mit Umsatzsteuer (Bruttobeträge) erfasst.
Berechnung der Umsatzsteuer: Addiere die Umsatzsteuerbeträge aller Ausgangsrechnungen (Rechnungen an Kunden) und ziehe die Umsatzsteuerbeträge aller Eingangsrechnungen (Rechnungen von Lieferanten) ab. Das Ergebnis ist die zu zahlende oder erstattungsfähige Umsatzsteuer.
Ausfüllen des Formulars: Falls du keine Buchhaltungssoftware hast, die dir die automatische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt ermöglicht, logge dich in das Elster-Online-Portal ein (elektronisches Steuerportal der deutschen Finanzverwaltung) und fülle das Formular "Umsatzsteuer-Voranmeldung" aus. Trage dort alle ermittelten Werte ein.
Übermittlung an das Finanzamt: Sende das ausgefüllte Formular elektronisch an dein zuständiges Finanzamt.
Welche Fristen gibt es für die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die Übermittlung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums erfolgen. Das bedeutet, bei monatlicher Abgabe musst du die Umsatzsteuer-Voranmeldung bis zum 10. des Folgemonats eingereicht haben; bei quartalsweiser Abgabe bis zum 10. des ersten Monats des neuen Quartals.
Wichtige Aspekte und Tipps für die Umsatzsteuer-Voranmeldung
Sorgfalt bei der Datenerfassung: Fehler bei der Erfassung der Umsätze und Steuerbeträge können zu Nachzahlungen, Zinsen oder sogar Strafen führen. Eine sorgfältige Buchführung ist daher unerlässlich.
Fristgerechte Abgabe: Die Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind streng. Verspätete Abgaben können zu Säumniszuschlägen führen.
Vorauszahlungen: Um Liquiditätsengpässe zu vermeiden, können Unternehmen bei hohen Umsatzsteuerlasten Vorauszahlungen leisten.
Beratung durch Steuerberater: Gerade bei komplexen Sachverhalten oder Unsicherheiten kann die Beratung durch einen Steuerberater sinnvoll sein.
Und dann gibt es noch die Umsatzsteuerjahreserklärung…
Die Umsatzsteuerjahreserklärung ist eine jährliche steuerliche Meldung über die eingenommen und ausgegebene Umsatzsteuer von Umsatzsteuerpflichtigen. Dabei handelt es sich nicht um die Umsatzsteuer-Voranmeldung.
In der Umsatzsteuerjahreserklärung gibst du die Summe der Umsatzsteuer an, die du im Laufe des Geschäftsjahres auf Ihre Umsätze erhoben hast, sowie die Vorsteuer, die du für Einkäufe und Dienstleistungen gezahlt hast.
Die Differenz zwischen beiden Beträgen ist die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt abgeführt wird oder als Vorsteuerüberhang vom Finanzamt erstattet bekommt.
Wie erstellt man eine Umsatzsteuerjahreserklärung?
Eine Umsatzsteuererklärung kannst du entweder im elektronischen Steuerportal ELSTER erstellen oder in anderen digitalen Softwarelösungen. Wie du dabei im Detail vorgehst, erfährt du in den folgenden sechs Schritten:
Einnahmen und Ausgaben erfassen: Sammle sämtliche Belege und Geschäftsvorfälle, die für die Umsatzsteuer relevant sind, einschließlich Einnahmen und Vorsteuern. Achte darauf, dass alle Belege ordnungsgemäß gesammelt und verbucht wurden, um Fehler in der Erklärung zu vermeiden.
Vorsteuer und Umsatzsteuer berechnen: Führe eine Berechnung der im Geschäftsjahr eingegangenen Umsatzsteuer und der gezahlten Vorsteuer durch, um die entsprechenden Summen zu ermitteln.
Formular beim Finanzamt ausfüllen: Trage die ermittelten Beträge in das offizielle Umsatzsteuererklärungsformular ein, um es korrekt auszufüllen.
Formular an Finanzamt übermitteln: Übermittele das ausgefüllte Formular elektronisch über das ELSTER-Portal des Finanzamts, um es einzureichen.
Wichtig! Halte dich an die Abgabefrist für die Umsatzsteuererklärung, um keine Verzögerungen zu riskieren.
Wer darf die Umsatzsteuerjahreserklärung erstellen?
Wenn du über ausreichende Kenntnisse in Buchhaltung und Steuerrecht verfügst, kannst du die Umsatzsteuererklärung eigenständig erstellen. Diese Vorgehensweise erfordert jedoch eine gründliche Auseinandersetzung mit den steuerlichen Regelungen und kann zeitaufwendig sein.
Eine alternative und oft effizientere Möglichkeit besteht darin, Buchhaltungs-Apps und Steuersoftware zu nutzen. Diese Programme bieten eine schrittweise Anleitung, unterstützen bei der korrekten Berechnung und ermöglichen häufig eine direkte elektronische Übermittlung der Erklärung an das Finanzamt.
Für maximale Sicherheit und minimale Mühe kann auch die Beauftragung eines Steuerberaters in Betracht gezogen werden. Ein Steuerberater übernimmt die gesamte Arbeit, gewährleistet die korrekte Erstellung der Umsatzsteuererklärung gemäß den gesetzlichen Vorschriften und bietet zudem professionelle Beratung.
Ist man als Kleinunternehmer:in verpflichtet, eine Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuerjahreserklärung abzugeben?
Durch die Kleinunternehmerregelung bist du von der Umsatzsteuer befreit und musst weder die Umsatzsteuervoranmeldung noch die Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.
Fazit
Abschließend lässt sich sagen, dass sowohl die Umsatzsteuer-Voranmeldung als auch die Umsatzsteuerjahreserklärung wichtige Pflichten für Unternehmen darstellen. Die sorgfältige Erfassung und Berechnung der entsprechenden Beträge sowie die fristgerechte Einreichung der Meldungen sind entscheidend, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Mit der richtigen Vorbereitung und gegebenenfalls Unterstützung durch professionelle Dienstleister lässt sich dieser bürokratische Aufwand jedoch gut bewältigen.